Brainstorming Sitzungen sind heute beinahe in jeder Branche üblich und sehr beliebt. In einem Prozess kreativer Ideenfindung werden in einem Team Lösungsansätze für künftige Projekte entwickelt. Solche Meetings bieten eine sehr gute Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch und fördern die Teambildung. Allerdings nur dann, wenn sie richtig vorbereitet und durchgeführt werden. Schlecht geführte Brainstormings verschwenden Zeit und Energie. Damit dies nicht passiert, gilt es einige wichtige Grundsätze einzuhalten.
In einer Brainstorming Sitzung sollte jeder Teilnehmer die Möglichkeit haben, seinen Gedanken freien Lauf zu lassen. Es ist besser, eine Vielzahl von Ideen zur Verfügung zu haben, die sich später strukturieren und präzisieren lassen, als sich nur auf zwei oder drei Vorschläge zu konzentrieren. Kritik ist bei einer Ideenfindungssitzung unangebracht. Viel besser ist es, sich von einer Idee inspirieren zu lassen, auch wenn sie zunächst nicht umsetzbar erscheint.
Bei allen positiven Emotionen, die man mit einem Brainstorming verbindet, ist es besser, die Erwartungen zu dämpfen. Eine Brainstorming Sitzung liefert kein fertiges Produkt. Sie liefert bestenfalls das Rohmaterial für ein Projekt. Durch Strukturierung und Nachbereitung nach der Brainstorming Sitzung können die Ergebnisse solcher Meetings aber die Grundlagen für ein künftiges Projektmanagement bilden.
Wie man eine effektive Brainstorming Sitzung durchführt und was Sie beachten sollten, damit die Ideenfindung zu einem richtigen Projektansatz führt, werden Ihnen die nachfolgenden sechs Tipps zeigen.
Als Brainstorming wird eine Methode bezeichnet, bei der eine Gruppe von Teilnehmern dazu aufgefordert wird, mit einer Zielvorgabe kreative Ideen zu entwickeln, wie das Ziel erreicht werden kann. Die zunächst nicht systematisch erfassten Ideen sind zu ordnen, zu bewerten und im Idealfall für eine Projektumsetzung zu nutzen.
Jeder Arbeitgeber will die Produktivität seiner Remote-Mitarbeiter überwachen. In diesem Zusammenhang ist es zu erwähnen, dass eine direkte Überwachung der Mitarbeiter eine rechtliche Grauzone darstellt und darüber hinaus frustrierend für Ihre Kollegen sein kann. Um Ihre Mitarbeiter zu motivieren und gleichzeitig einen Überblick über die Arbeitseffizienz zu erhalten, ist das Tracken von Arbeitszeiten empfehlenswert.
Eine Brainstorming Sitzung ist eine hervorragende Möglichkeit, ein Team in die Projektplanung einzubinden, Kreativität zu entwickeln und diese zu nutzen. Die erste Voraussetzung für die Planung einer Brainstorming Sitzung erfordert allerdings die Prüfung, ob eine solche überhaupt notwendig und sinnvoll ist. Ist der Projektmanager wirklich offen für neue Ideen oder soll das Brainstorming nur dazu dienen, bereits intern gefasste Entscheidungen zu manifestieren. Es ist deshalb bereits bei der Einladung zu einer Brainstorming Sitzung deutlich darauf hinzuweisen, dass alle Ideen gefragt und kreative Ansätze willkommen sind.
Das bedeutet andererseits aber nicht, dass sich ein geplantes Projekt außerhalb der Geschäftsziele und in einem völlig freien Zeitrahmen befinden kann. Sowohl eine Zielstellung als auch der Zeit- und Budgetrahmen für ein zu planendes Projekt müssen vor dem Brainstorming vorgegeben und bekannt sein.
Aus diesem Grund ist es wichtig, das Ziel schriftlich zu fixieren und mit einer Agenda als Einladung an alle Teilnehmer zu kommunizieren. Meetings ohne Agenda sprengen schnell den geplanten Zeitrahmen und verlieren sich in Detaildiskussionen. Mit einer klaren Tagesordnung wird das nicht passieren. Eine Agenda sollte rechtzeitig vor der Brainstorming Sitzung erstellt und kommuniziert werden. Unternehmensinterne Kommunikationstools und eine zentrale Dokumentenablage sichern Zugriff und Verfügbarkeit für alle Teilnehmer, auch wenn diese nicht am Unternehmenssitz beschäftigt sind.
Um kreatives Denken anzuregen, benötigen die Teilnehmer des Brainstormings genügend Informationen zum geplanten Projekt. Aufgabe des Teamleiters ist es deshalb, alle bereits vorliegenden Informationen und eventuell schon absehbare Probleme zusammenzustellen und den Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen, verbunden mit der Aufforderung zur Vorbereitung.
Getreu dem Motto „Viele Köche verderben den Brei“ ist eine Ideenfindungssitzung – wie man das Brainstorming auch bezeichnen kann – erfolgreicher, wenn die Teilnehmerzahl beschränkt wird. Eine ausgewogene Balance zwischen der zu lösenden Aufgabe und der Anzahl der zum Brainstorming einzuladenden Teammitglieder ist keine leichte Aufgabe und erfordert einige Erfahrung. Eine wichtige Rolle kann hier das übliche Arbeitsumfeld und die bisher geleistete Projektarbeit spielen. Es gibt zwar keine feste Obergrenze für eine Brainstorming Sitzung, allerdings gelten Gruppengrößen von maximal 8 - 10 Teammitgliedern als ideal. Damit wird jedem die Möglichkeit gegeben, seine Meinung zu äußern und die Gespräche bleiben in der Regel konstruktiv. Befinden sich zu viele Teilnehmer im Meeting, neigen einige zu „sozialem Faulenzen“. Das bedeutet, dass sie sich auf die kreativen Ideen anderer verlassen und lediglich Kommentare dazu geben. Eine zu kleine Gruppe bringt andererseits oft zu wenige innovative Vorschläge ein.
Neben der Anzahl ist die Zusammensetzung der Teilnehmer ein wichtiges Kriterium für den Erfolg des Brainstormings. Zunächst sollten bei der Auswahl Teammitglieder berücksichtigt werden, die mit den Problemen und Zielstellungen des Projekts bereits in irgendeiner Form vertraut sind. Bei der Zusammensetzung ist zu beachten, dass Experten immer die Last des Fachwissens mit sich tragen. Für sie ist es oft schwieriger, völlig neue Denkansätze zu finden, wenn sie auf ein bereits bekanntes Problem stoßen. Teammitglieder, denen dieses Expertenwissen fehlt, entwickeln oft völlig unkonventionelle Herangehensweisen an schwierige Probleme. Die Aufgabe der Fachleute wird es dann sein, die Möglichkeiten der Umsetzung realistisch einzuschätzen. Es kommt bei der Zusammensetzung des Brainstorming-Teams auf die richtige Mischung an.
Zur Planung einer Brainstorming Sitzung gehört die Berufung eines Moderators. Diesem kommt eine ganz entscheidende Rolle mit einer großen Verantwortung zu. Ohne Moderation kann es leicht dazu kommen, dass sich die Diskussion in Einzelheiten verliert, der geplante Zeitrahmen nicht ausreicht und Ergebnisse als solche entweder gar nicht erkannt oder nicht festgehalten werden. Aufgabe des Moderators ist es, die Teilnehmer zu motivieren, kreatives Denken zu entfalten und ihre Ideen dem Team vorzustellen. Gleichzeitig muss er fachlich geeignet sein, alle kreativen Ansätze beurteilen zu können. Das ist notwendig, um die Diskussion über diese Ansätze zu strukturieren und zu fokussieren. Gleichzeitig muss ein Moderator aber eine neutrale Position einnehmen und nicht einzelne Ideen präferieren oder nur deshalb fördern, weil sie eigenen Intentionen entsprechen. Ein Teamleiter eignet sich deshalb nur bedingt als Moderator. Vielmehr sollte der Teamleiter den ausgewählten Moderator mit allen verfügbaren Informationen zum geplanten Projekt versorgen und über notwendige Einschränkungen – wie zum Beispiel ein begrenztes Budget oder einen engen Zeitrahmen – informieren.
Ein Moderator übernimmt idealerweise folgende Aufgaben:
Während der Brainstorming Sitzung werden vom Moderator einige besondere Anlagen erwartet, damit das Meeting den gewünschten Erfolg erzielt. Zunächst muss ein Moderator über ausreichende intellektuelle Fähigkeiten verfügen, um Ideen aufnehmen und zur Diskussion stellen zu können. Bei schwierigen Themen ist es seine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer dem Meinungsaustausch folgen können. Durch das richtige Zeitmanagement sorgt ein Moderator dafür, dass jeder Teilnehmer die Gelegenheit bekommt, eigene Ideen zu entwickeln und Diskussionsbeiträge zu leisten. Nach Abschluss eines Themas ist die Diskussion zusammenzufassen und die Überleitung zum nächsten Tagesordnungspunkt einzuleiten.
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Der Veranstaltungsort ist gut gewählt, wenn er zur Zusammensetzung und Größe der Teilnehmergruppe passt. Der Raum sollte mit dem notwendigen Equipment ausgestattet sein. Dazu gehören ein Whiteboard, Haftnotizen und Stifte sowie ein Beamer für Präsentationszwecke. Getränke und Pausensnacks sind der Konzentration dienlich, ein üppiges Mittagsbuffet sicher nicht. Zu den Aufgaben des Moderators gehört es, für die richtige Spannung während des Meetings zu sorgen und Langeweile gar nicht erst aufkommen zu lassen. Keine schlechte Idee ist es, dafür zu sorgen, dass die Mobiltelefone während der Brainstorming Sitzung abgeschaltet bleiben.
Vor dem Beginn des Meetings ist ein Protokollführer zu bestimmen. Es ist von höchster Priorität, alle Ideen zu sammeln und schriftlich zu erfassen. Auch eine Audioaufzeichnung trägt dazu bei, dass kein kreativer Diskussionsbeitrag verloren geht. Während der Sitzung werden alle Ideen entweder auf einem Whiteboard oder mittels Mindmapping-Tool erfasst und via Beamer präsentiert. Mindmappings eignen sich besonders gut zur Strukturierung und grafischen Aufbereitung von Ideen.
Ganz gleich, welches Medium zur Anwendung kommt, wichtig ist es, dass alles dokumentiert wird und die Informationen sowohl den Teilnehmern des Meetings als auch den Entscheidungsträgern anschließend zur Verfügung gestellt werden. Eine hervorragende Möglichkeit dazu bietet eine Online-Dokumentenverwaltung, die nicht nur die Ergebnisse der Brainstorming Sitzung archiviert, sondern auch gleichzeitig als Basis und Wissensspeicher für das zukünftige Projektmanagement dienen kann.
Der grundsätzliche Ablauf einer Brainstorming Sitzung besteht aus diesen vier Phasen:
Die moderne Arbeitsumgebung nutzt neue Technologien nicht nur für die Projektarbeit, sondern bietet diese Möglichkeit auch für das Abhalten einer Brainstorming Sitzung. Kollaborations-Tools bieten die Möglichkeit zur Schaffung von virtuellen Meeting-Räumen durch Videokonferenzen und gleichzeitig die Gelegenheit zur Aufzeichnung des gesamten Ablaufs des Brainstormings. Es gibt sehr einfache Möglichkeiten zur Bereitstellung eines Videokonferenzraums, wie es Bitrix24 zeigt. Der Vorteil einer virtuellen Brainstorming Sitzung liegt vor allem darin, dass sich Mitglieder von Remote-Teams und Mitarbeiter aus dem Unternehmenssitz ortsunabhängig treffen können.
Onlinetools ermöglichen es zudem, während der Videokonferenz mittels Chats Inhalte zu teilen, neue Ideen sofort schriftlich in den Chatverlauf einzubringen und den Beteiligten am Brainstorming die Möglichkeit einzuräumen, sofort per Feedback zu reagieren.
Die bisher betrachteten Methoden des Brainstormings als Meeting in einem Konferenzraum oder als Videokonferenz bringen neben vielen Vorteilen bei der Ideenfindung auch einige Nachteile mit sich. In solchen Meetings, in denen Teilnehmer den direkten Face-to-Face-Kontakt haben, gibt es nicht selten den Fall, dass sich dominante Gesprächsführer mit ihren Ideen durchsetzen. Eine alternative Möglichkeit zur Ideenfindung ist deshalb das Brainswarming. Hier gibt es keine mündliche Vorstellung der Ideen. Alle Teilnehmer notieren ihre Vorschläge, zunächst ohne sie direkt zu diskutieren. Die gesammelten Ideen werden an einer Pinnwand präsentiert. Dies kann entweder an einem Whiteboard in einem Konferenzraum oder online mittels entsprechendem Tool vorgenommen werden. Die Ideen werden analysiert, verknüpft und nach einer anschließenden Diskussion in Ergebnisse überführt.
Die Kopfstand-Methode kann als Alternative zur gewohnten Brainstorming Sitzung zur Anwendung kommen, wenn diese zuletzt nicht erfolgreich war. Denkansätze werden auf den Kopf gestellt, die Ideen dahingehend bewertet, dass zunächst beurteilt wird, was auf keinen Fall Aussicht auf Erfolg hat. Solche Szenarien fallen oft leichter. Zum Schluss werden die Vorschläge mit den wenigsten Ausschlusskriterien einer neuen Beurteilung unterzogen.
Das Ende einer Brainstorming Sitzung ist nicht das Ende der Ideenfindung. Während das Meeting zunächst durch Kreativität, Spaß und Unbeschwertheit gekennzeichnet sein sollte, gilt es danach, die gesammelten und dokumentierten Ideen sachlich zu betrachten, zu diskutieren und in für das Unternehmen nutzbare Ergebnisse zu überführen. Die Nachbereitung nach der Brainstorming Sitzung ist ein ebenso wichtiger Bestandteil des gesamten Prozesses, wie das Meeting selbst. Das Brainstorming erfüllt seinen Zweck nur dann, wenn es Ergebnisse erzielt und diese auch umgesetzt werden.
Deshalb sollten die gesammelten Ideen durch ein Team – bestehend aus den Teilnehmern der Brainstorming Sitzung und Entscheidungsträgern – bewertet werden. Dazu bietet Bitrix24 ein Ideenbewertungs-Tool, mit dem Ideen geteilt und bewertet werden können. So lassen sich die besten Ideen in einem Rating erfassen. Ein Feed mit Likes, Kommentaren und Umfragen bietet eine zusätzliche Ideenverwaltungsmöglichkeit.
In der Brainstorming Sitzung ging es darum, Ideen zu entwickeln. Jetzt müssen diese umgesetzt werden. Teammitgliedern, die sich zu bestimmten Themen fachlich besonders auszeichneten, sollten in die Projektentwicklung einbezogen werden. Ein Projektteam ist zu bilden und ein Projektplan zu erstellen. Dieser muss eine klare Zielsetzung mit Milestones und einen Zeitplan enthalten. Außerdem sind Ressourcen und Budget zu kalkulieren. Eine geeignete Software für das Projektmanagement bietet die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung der Aufgaben. Die aus der Brainstorming Sitzung gewonnen Erfahrungen bei der Zusammenarbeit lassen sich dabei gut in späteren Teammeetings nutzen.
Versäumen Sie es nicht, nach Abschluss eines Projektes die Resultate des Brainstormings mit den erzielten Ergebnissen des Projekts zu vergleichen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Prüfung der Wirksamkeit einer Brainstorming Sitzung.