Zu den wichtigen Aufgaben im täglichen Agenturgeschäft gehört die Schätzung, Budgetierung und Kontrolle der Projektkosten. Das zugehörige Projektkostenmanagement dient dazu, Entscheidungsträger und Teams in Agenturen bei der Planung und Kontrolle der Kosten zu unterstützen.
Ein gut durchdachter Projektkostenmanagementplan hilft Ihnen dabei, die kalkulierten Kosten und einen geplanten Zeitrahmen einzuhalten sowie Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Durch eine nahtlos integrierte Projektkostenmanagement-Software wird Ihre Planung ständig digital unterstützt.
Was bedeutet Projektkostenmanagement, welche Schritte sind für Agenturen bei der Projektbudgetierung sinnvoll und lassen sich besonders einfach umsetzen? In diesem Artikel finden Sie einen nützlichen Leitfaden, der Ihnen hilft, das Beste aus Ihren aktuellen und zukünftigen Projekten herauszuholen.
Beim Projektkostenmanagement (englisch Project Cost Management – kurz: PCM) handelt es sich um einen Gesamtprozess rund um die Planung und Koordinierung des Budgets von Projekten. Dabei werden nicht nur Kostenschätzungen vorgenommen, sondern auch Budgetüberschreitungen verhindert. Die in der Planungsphase kalkulierten Kosten müssen vor Projektstart genehmigt und anschließend mit einem Projektkostenmanagementplan überwacht werden. Nach Abschluss werden Soll- und Ist-Ausgaben verglichen, die als wertvolle Grundlage für die zukünftige Projektkostenplanung dienen.
Bei den Projektkostenarten wird eine Kostenstruktur üblicherweise nach dem Verursacherprinzip aufgestellt. Bei Projekten wird häufig zwischen Personalkosten, Sachkosten, Herstellungskosten und sonstige Kosten unterschieden. Die Personalkosten umfassen alle Ausgaben, die durch die Beschäftigung der Mitarbeiter entstehen. Bei den Sachkosten werden neben Miet- und IT-Kosten beispielsweise auch Ausgaben für Versicherungen oder Stromkosten erfasst. In Herstellungskosten sind beispielsweise Analysen, Markttests, Beratungsleistungen oder auch Ausgaben für die Fertigung enthalten. Sonstige Kosten entstehen zum Beispiel durch begleitende Maßnahmen wie Marketingaktionen zum Projekt oder Dienstleistungen von externen Anbietern.
Das Projektkostenmanagement nimmt im gesamten Prozess der Projektplanung in Agenturen einen zentralen Platz ein und ist ein wichtiger Bestandteil eines gut funktionierenden Projektgeschäfts. Dank einer planungssicheren Budgetierung lassen sich alle zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal einsetzen und wird gleichzeitig sichergestellt, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Denn ein erfolgreicher Projektabschluss ist nur möglich, wenn ein ausreichendes Budget zur Verfügung steht und auch eingehalten wird.
Zu den drei Prozessen im Management der Projektkosten von Agenturen zählen die Ressourcenplanung, die Kostenschätzung und -budgetierung sowie die Kontrolle der Ausgaben. Im Rahmen der Ressourcenplanung werden jeder Projektphase die erforderlichen Mittel zugewiesen, die für deren Abschluss notwendig sind. In der Kostenschätzung und -budgetierung werden alle Ausgaben für die benötigten Ressourcen prognostiziert und darauf basierend eine Kostenbasis und der eigentliche Finanzbedarf des Projekts ermittelt. Die Kostenkontrolle umfasst die vollständige Überwachung sämtlicher Ausgaben.
Bei der Projektbudgetierung wird zunächst der Budgetrahmen bestimmt, der vor Projektstart durch die Entscheidungsträger freigegeben wird. Im Anschluss daran werden die Ausgaben zum gesprochenen Budget im Detail erfasst und überwacht sowie regelmäßig mit den Sollkosten verglichen. Kommt es zu ungeplanten Kosten, müssen diese besprochen und alle damit verbundenen Probleme gelöst werden. Hier gilt es, Alternativszenarien zu entwickeln oder eventuelle finanzielle Puffer zu berücksichtigen.
Im Rahmen der Ressourcenplanung ist es entscheidend, alle Kosten im Blick zu behalten, die im Laufe des Projekts entstehen können.
Zuerst gilt es zu recherchieren, welche Ressourcen Sie tatsächlich zur Verfügung haben, um Ihren Projektplan umzusetzen. Dabei können Sie sich auf die Bereiche Personalkosten, Sachkosten, Herstellungskosten und sonstige Kosten fokussieren und somit die zugehörigen Ressourcen ermitteln.
Mit einer professionellen Projektkostenmanagement-Software können Sie nicht nur alle Ressourcen ermitteln, sondern auch die zugehörigen Kostenfaktoren berücksichtigen.
In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, erste Budgetierungs- und Planungsrisiken einzukalkulieren, die unter Umständen zu Engpässen führen können und damit den Erfolg des gesamten Projekts gefährden.
An dieser Stelle ist es sinnvoll eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) durchzuführen. Bei einer CBA handelt es sich um ein systematisches Verfahren, um potenzielle Kosten gegen den voraussichtlichen Nutzen abzuwägen. Die Analyse untersucht die wirtschaftliche Tragfähigkeit von Projekten und bietet eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Sie ermöglicht es zu bewerten, mit welchem Projekt Sie strategische und operative Zielsetzungen am effektivsten umsetzen können.
Wichtig ist es dabei, die Kosten nicht zu unterschätzen und den Nutzen nicht zu überschätzen, sondern einen geeigneten Mittelweg zu finden. Nur so gelingt es Ihnen, unvorhergesehene Kosten ebenso zu berücksichtigen, wie den höchsten Nutzen für das Projekt zu generieren. Mit dieser Vorgehensweise können Sie Ausgaben frühzeitig auch bei Entscheidungsträgern rechtfertigen und deren Notwendigkeit für das Projekt betonen.
Führen Sie den essentiellen Schritt der Planung und Konzeption nicht allein durch, sondern setzen Sie auf die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen, um in einem intensiven persönlichen Austausch neben Chancen auch mögliche Gefahren und versteckte Kosten zu schätzen. So erhalten Sie ein umfassendes Bild, das alle wichtigen internen und externen Faktoren berücksichtigt sowie die erforderlichen Ressourcen und mögliche Defizite erfasst.
Im Rahmen der Kalkulation im Projektkostenmanagement wird zunächst eine Kostenschätzung vorgenommen. Das bedeutet, den Gesamtbetrag zu berechnen, der für ein Projekt erforderlich ist.
Dabei können Sie auf die in der ersten Phase der Ressourcenplanung gesammelten Informationen zurückgreifen und die Projektkosten entsprechend sortieren. Nachdem Sie bereits die Art und Anzahl der benötigten Ressourcen kennen, besteht die nächste Aufgabe darin, jeden Preis so exakt wie möglich zu bestimmen. Ermitteln Sie dazu alle Ressourcenkosten und planen Sie den Zeitplan Ihres Projekts.
Nun müssen Sie alle Kosten zusammenzählen, um die entsprechende Summe zu erhalten.
In dieser Phase lohnt es sich, die Wahrscheinlichkeit möglicher Verluste und Verzögerungen erneut zu analysieren. Das ermöglicht es Ihnen, unerwartete Kosten frühzeitig zu berücksichtigen und als eine Art Kostenpuffer zu den Gesamtkosten des Projekts hinzuzufügen.
Mithilfe der risikobasierten Kostenschätzung garantieren Sie sich einen Sicherheitsbetrag im Projektbudget, mit dem Sie auf kostspielige unerwartete Ereignisse gut vorbereitet sind.
Der nächste Schritt ist die Budgetierung – endgültige Erstellung eines Budgets basierend auf erforderlichen Ressourcen, verfügbaren Mittel und geschätzter Zeit.
Bei der Budgetierung werden auch mögliche Beschränkungen, die durch Entscheidungsträger getroffen wurden oder die aufgrund von Ressourcenengpässen bestehen, ebenso herangezogen wie direkte und indirekte Kosten des Projekts.
In diesem Zusammenhang kann es auch hilfreich sein, Daten und Kosten Ihrer letzten Projekte auszuwerten und zu berücksichtigen, um ein möglichst realitätsnahes Bild und damit eine genaue Budgetierung zu erhalten.
Außerdem wird es empfohlen, den aktuellen Plan noch einmal mit Vorgesetzten und Kollegen zu besprechen, um gemeinsam herausfinden zu können, wie realistisch die vorgenommene Budgetierung tatsächlich ist und wo es sonst noch Lücken in der Berechnung gibt.
Am Ende dieser Phase haben Sie die endgültigen Daten zusammengefasst und geklärt, welche Kosten im Laufe des Projekts entstehen werden. Das so erstellte Projektbudget bildet den Grundstein für den nächsten Schritt der regelmäßigen Kostenkontrolle.
Ihnen stehen über 35 praktische Business-Tools für Ihr Projektmanagement zur Verfügung
In dieser Phase gilt es, den Projektfortschritt und alle damit verbundenen Ausgaben ständig im Blick zu behalten. Auch dabei spielt das Projektkostenmanagement eine aktive Rolle. Insbesondere wenn Hindernisse erkennbar werden, die Sie in der Planungs- und Budgetierungsphase bereits erwartet haben und die jetzt so schnell wie möglich zu beseitigen sind.
Die Kostenkontrolle hilft Ihnen dabei, jede Projektausgabe im Arbeitsalltag zu bewerten, Kosten womöglich zu senken und den Nutzen zu optimieren.
Es steht Ihnen viele Maßnahmen zur Verfügung, um eine bessere Kostenkontrolle zu erreichen: das regelmäßige Austausch mit den Entscheidungsträgern und Kollegen, die Erstellung von Prognosen und Berichten, die Fortschrittskontrolle, die Nachverfolgung der Mitarbeiterauslastung und vieles mehr.
Leider kommt es bei Projekten in der Praxis immer wieder zu Kostenüberschreitungen. Entscheidend dabei ist es, alle Projektschritte zu verfolgen, Korrekturmaßnahmen rechtzeitig zu ergreifen und Abweichungen von Ihrem Plan zu erfassen, um diese bei künftigen Projekten zu berücksichtigen.
Über die Erstellung von Berichten vermeiden Sie, dass Kostenüberschreitungen aus dem Ruder laufen und sorgen Sie dafür, dass die Genauigkeit und die Qualität Ihrer Kostenverwaltung stetig verbessert werden.
In der vierten Phase geht es um eine Bewertung aller Projektkosten. Das hilft Ihnen, Risiken zu vermeiden, realistische Prognosen und genaue Budgets für die Zukunft zu erstellen. Es ist dabei wichtig, alle Kosten zu berücksichtigen und mögliche Kostenüberschreitungen nicht zu kritisch zu bewerten.
Es wird hier empfohlen, sich folgende Fragen zu stellen: Wurden alle Fristen eingehalten? Haben Sie das Budget überschritten? Gab es kritische Umstände, die eine mögliche Kostenüberschreitung rechtfertigen?
Neben den aufgewendeten Ressourcen und dem benötigten Zeitrahmen lassen sich Gewinne und Verluste visualisieren und zum Beispiel auch Ausgaben für einzelne Tätigkeiten und Projektphasen ermitteln.
Präsentieren Sie die gewonnenen Daten allen Projektteilnehmern in einem übersichtlichen Abschlussbericht. Dafür können Sie unterschiedliche Berichterstellungstools mit hilfreichen grafischen Darstellungen, wie bspw. Gantt-Diagrammen, verwenden.
Besprechen Sie mit dem Team die Stärken und Schwächen Ihres Projektes und verwandeln Sie die Fehler in Ihren Vorteil bei einem nächsten Projekt. Eine gut vorbereitete Wissensbasis und digitale Tools, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, unterstützen Sie dabei.
Das Projektkostenmanagement bietet Ihnen eine Reihe von wichtigen Vorteilen. Neben einer zuverlässigen Orientierung verhindert es, dass Budgets überschritten werden. Darüber hinaus dient ein gut kalkuliertes und auch regelmäßig kontrolliertes Budget der Risikovorsorge und stellt sicher, dass das geplante Projekt zuverlässig zum Abschluss gebracht wird.
So unterstützt das Kostenmanagement auch künftige Projekte in Agenturen. Die erstellten Kostenberichte können bei der Optimierung der Ressourcen helfen und damit in der Zukunft noch genauere Kostenkalkulationen und Budgetierungen ermöglichen.