Neben der Produktivitäts- und Effizienzsicherung gehören Engagement der Mitarbeiter und deren Zufriedenheit zu den am häufigsten diskutierten Themen, wenn es um die Fernarbeit geht. Die Zusammenarbeit im Remote-Team basiert auf einer anderen Grundlage als die Tätigkeit am Sitz des Unternehmens. Es fehlt oft an der direkten Kommunikation zwischen den Mitarbeitern eines Projektteams. Besonders wenn diese räumlich weit entfernt ihrer Tätigkeit nachgehen und ein persönliches Treffen kaum möglich ist, kommt dem konsistenten Informationsaustausch hohe Bedeutung zu.
Remote-Arbeit benötigt die geeigneten Instrumente, damit die Mitarbeiter auf Dauer leistungsfähig und zufrieden bleiben. Auf dem Markt herrscht kein Mangel an Softwareprodukten für das Projektmanagement. Aber genau darin besteht das Problem. Welche Tools benötigt ein Unternehmen für die effektive Zusammenarbeit?
Der folgende Beitrag beantwortet die Frage und gibt Ihnen die notwendige Unterstützung, damit die Fernarbeit in verteilten Teams ein Erfolgsmodell wird.
Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die für die Fernarbeit unerlässlich sind. Zu diesen gehören Kommunikationswerkzeuge, wie Messenger-Dienste und Videokonferenzen, die den Informationsaustausch über E-Mails zunehmend ablösen. Projektmanagementtools, wie die Aufgabenverwaltung, das Dokumentenmanagement und der digitale Terminkalender werden bevorzugt als Cloudanwendungen eingesetzt.
Softwaretools verbessern die Zusammenarbeit im Remote-Team durch konsistenten Informationsaustausch, zum Beispiel über Videocalls oder Chats. Tools zur Zeiterfassung, der Automatisierung von Workflows und der Einsatz eines CRMs steigern die Arbeitsproduktivität. Cloudbasierte Dateimanager fördern mit integrierter Suchfunktion das schnelle Auffinden von Dokumenten.
Die Vorteile einer effizienten Fernarbeit mit den richtigen Tools liegen vor allem in der Erhöhung der Produktivität und der damit verbundenen Kostenreduzierung. Für die Mitarbeiter ergibt sich eine gesteigerte Zufriedenheit durch den Wegfall des Arbeitsweges und bessere Work-Life-Balance durch Arbeitszeitflexibilisierung.
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Kommunikation ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine effiziente virtuelle Arbeit. Das Fehlen persönlicher Gespräche und Interaktionen muss durch einen konsistenten Informationsaustausch über verschiedene Wege kompensiert werden. Die Kommunikation in virtuellen Teams darf sich dabei nicht nur auf ein Werkzeug beschränken. Die klassische E-Mail verliert bei der Fernarbeit zunehmend an Bedeutung. Besonders wegen der häufig großen Anzahl täglicher Posteingänge, ist die Gefahr groß, dass Nachrichten unbeachtet bleiben. Der Kontakt und die Verständigung innerhalb der Remote-Teams erfordert Verfahren, die sich je nach Einsatzzweck variabel und ohne technische Probleme einsetzen lassen. Kommunikationstools, wie sie Bitrix24 als Gesamtpaket und integralen Bestandteil der Projektmanagementsoftware zur Verfügung stellt, werden den Anforderungen gerecht, Kontaktwege direkt und kurz zu halten. Dabei kommt neben Sprachanrufen solchen Diensten wie Messaging und Videokonferenzen eine besondere Bedeutung zu. Ein kurzer Nachrichtenaustausch lässt sich bei Bedarf in einem Chat – auch per Video – fortführen. Virtuelle Teams haben die Möglichkeit, für die gemeinsame Projektarbeit Gruppenchats einzurichten und diese als gemeinsame Diskussionsplattform zu nutzen. Reicht die Informationsweitergabe innerhalb des Chats nicht aus, können mit der komplexen Kommunikationslösung von Bitrix24 innerhalb kürzester Zeit virtuelle Teammeetings als Videokonferenz einberufen werden.
Bei der Nutzung der verschiedenen Kontaktmöglichkeiten wird nicht nur der direkte Informationsaustausch zwischen den Teammitgliedern ermöglicht, weitere Funktionen, wie das Teilen des eigenen Bildschirms und das Übertragen von Dateien, unterstützen die Bereitstellung der Inhalte. Die Verbindungen werden durch SSL-Verschlüsselung hergestellt und gewährleisten den Schutz aller wichtigen Unternehmensdaten vor unberechtigten Zugriffen.
Eine weitere Form der Live-Zusammenarbeit zur Steigerung der Teamproduktivität bietet der Einsatz von Whiteboards innerhalb von Remote-Meetings. Auf diesen können zum Beispiel bei einem Brainstorming zum Projektstart innerhalb der Videokonferenz Ideen gesammelt und diese gebündelt in das Protokoll des Meetings aufgenommen werden. Zu den wichtigen Kommunikationstools zur Unterstützung von Remote-Teams gehören zudem Webinare. Sie ermöglichen die Schulung der Teammitglieder bei der Einführung neuer Softwareprodukte oder nach dem Einspielen von Funktionsupdates.
Um die Vorteile für die Zusammenarbeit im Remote-Team zu verstehen, müssen zunächst die wichtigsten Funktionen von Aufgabenmanagement-Tools betrachtet werden. Diese beginnen bei der Planung, setzen sich über die Zuweisung von Verantwortlichkeiten fort und schließen mit der Überwachung der Arbeiten bis hin zum erzielten Ergebnis ab. Eine zentrale Rolle bei Aufgabenverwaltung spielen To-do-Listen. Auf diesen Listen, die wahlweise in grafischer Form oder als Text in einer Auflistung zur Verfügung gestellt werden können, wird jedem Teammitglied direkt ersichtlich, an welchen Aufgaben er mitwirkt und wie diese in den Gesamtkontext des Projekts eingebunden sind.
Das digitale Aufgabenmanagement, wie es Bitrix24 zur Verfügung stellt, gehört zu den unverzichtbaren Tools für virtuelle Teams aufgrund ihrer Effizienz. Einmal eingeführt, sind die Werkzeuge leicht zu bedienen und unterstützen perfekt die Zusammenarbeit im Remote-Team. Diese wird nicht nur durch die cloudbasierte Implementierung gewährleistet, sondern auch durch eine mobile App, die es selbst Mitarbeitern im Außendienst ermöglicht, Aufgaben auf dem Smartphone zu erstellen, diese einer Checkliste hinzuzufügen oder sie an Teammitglieder zuzuweisen. Eine zusätzliche Möglichkeit besteht darin, Aufgaben mit Kommentaren zu versehen oder erhaltene Kommentare wiederum mit Feedbacks zu kennzeichnen. Besonders dringende Aufgabenstellungen werden mit der entsprechenden Priorität versehen und in der To-do-Liste ganz oben angezeigt.
Wiederkehrende Arbeitsabläufe und Routinen sind nicht nur zeitaufwendig, sie beeinträchtigen zudem die virtuelle Teamleistung negativ. Moderne Lösungen für das Aufgabenmanagement helfen dabei, die Arbeitsabläufe zu automatisieren. Solche Konzepte benachrichtigen automatisch die Teammitglieder, wenn neue Aufgaben erstellt wurden oder der Termin der Fertigstellung heranrückt. Der Einsatz künstlicher Intelligenz und die Integration von KI-Komponenten in die Automatisierung des Aufgabenmanagements wird künftig weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung im Projektmanagement eröffnen.
Ein gut strukturiertes Aufgabenmanagement – besonders in Bezug auf das Management von virtuellen Teams – ist die Grundlage dafür, damit ein Unternehmen Projekte fristgemäß und verlässlich abschließen kann. Es bildet gleichzeitig die Basis hoher Wirtschaftlichkeit und Effizienz.
Neben Kommunikation und Aufgabenverwaltung gehören der gemeinsame Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten zu den essenziellen Strategien für Remote-Teams. Die Ablage und Verwaltung in der Cloud besitzt den Vorteil, dass Dateien nicht aufwändig per E-Mail von Mitarbeiter zu Mitarbeiter geschickt werden müssen. Bei dieser Technologie besteht zudem die Gefahr, dass nicht jedes Teammitglied über den gleichen Versionsstand verfügt und damit inkonsistente Dokumente entstehen. Unerlässlich für eine produktive Zusammenarbeit im Remote-Team ist deshalb der Einsatz eines leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Systems.
Bei einem solchen System kommt besonders der Aspekt der reibungslosen Zusammenarbeit in verteilt arbeitenden Teams zum Tragen. Mit der Online-Lösung, die Bitrix24 bereitstellt, können Mitarbeiter nicht nur gemeinsam an verschiedenen Dokumenten, wie Textdateien, Kalkulationstabellen oder Präsentationen arbeiten, es werden auch alle gängigen Office-Formate unterstützt. Die Dokumente lassen sich teilen – auch teamübergreifend, sofern das notwendig ist – und andererseits mit einem Rechtesystem versehen, das den nicht autorisierten Zugriff verhindert. Durch die gemeinsame Bearbeitung wird gesichert, dass alle Mitarbeiter die gleiche Version des Dokuments nutzen. Andererseits gibt es auch erweiterte Funktionen, wie ein Versionsmanagement, um die Historie der Dokumentenentstehung aufzubewahren.
Im Zuge der Projektarbeit können Arbeitsergebnisse in überarbeiteter Version im Intranet bereitgestellt, in einem Activity Stream mit anderen Teammitgliedern geteilt werden, oder sie lassen sich bei Bedarf auch auf den lokalen PC herunterladen.
Einen besonderen Vorteil für die Zusammenarbeit im Remote-Team schafft die gemeinsame Nutzung eines cloudbasierten Dateimanagers. Eine solche Speicherung bietet ein Höchstmaß an Flexibilität durch das Einrichten persönlicher und gemeinsam genutzter Ordnerstrukturen, die ein schnelles Auffinden von Dokumenten durch eine integrierte Suchfunktion sicherstellt. Zudem bietet der Dateimanager von Bitrix24 die Anbindung von Fremdsystemen, wie Google Drive oder Microsoft OneDrive und arbeitet betriebssystemübergreifend nicht nur mit dem Windows Explorer, sondern auch dem Mac Finder zusammen, was einen Dateiupload erleichtert. Neben der Zugriffsverwaltung besitzt das System ein Höchstmaß an Sicherheit durch verschlüsselte Dateiübertragungen, automatisierte Backups und gewährleistet durch die Einhaltung der DSGVO den Schutz aller personenbezogenen Daten.
Das Management von virtuellen Teams beinhaltet nicht nur, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung der Projektziele zu gewährleisten, in gleichem Maß gilt es, HR-Prozesse, wie die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und die Compliance – also die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und Umsetzung von Unternehmensrichtlinien – zu organisieren. Spezielle HR-Lösungen tragen diesen Anforderungen Rechnung.
Eine besondere Herausforderung stellt die Zusammenstellung von Arbeitsgruppen für ein neues Projekt dar, welches in dieser Art bisher noch nicht beauftragt wurde. Eine leistungsfähige HR-Software bietet den Überblick über die gesamte Unternehmensstruktur. Mitarbeiterprofile, die Zugehörigkeit zu Fachbereichen und die Daten über bereits erfolgreich bewältigte Aufgabenstellungen erleichtern die Zusammenstellung von Projektteams. Gleichzeitig bietet der Überblick über die gegenwärtige Belastung und Arbeitszuordnung die Möglichkeit, freie Kapazitäten von Mitarbeitern zu ermitteln. Damit können Aufgaben an Mitarbeiter mit freier Kapazität delegiert und gleichzeitig Ressourcen von Fachkräften für das neue Projekt freigesetzt werden. Leistungsfähige Tools ermöglichen nicht nur die Teamzusammenstellung, sie versorgen die Mitarbeiter zusätzlich mit den notwendigen Informationen und gewährleisten die Terminverwaltung.
Die Terminverwaltung und -kontrolle gehören ohnehin zu den primären Aufgabenstellungen einer Zusammenarbeit im Remote-Team. Jede professionelle HR-Software besitzt deshalb einen Terminkalender, der für das Remote-Team als Cloudanwendung verfügbar sein sollte. Bitrix24 stellt im Rahmen des Personalmanagements einen Gruppenkalender zur Verfügung, in dem für alle Teammitglieder wichtige Meetings, Milestones oder andere Ereignisse eingetragen werden. Durch die Verknüpfung mit den persönlichen Kalendern der Mitarbeiter gibt es keine Terminüberschneidungen, eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass nie wieder eine Deadline verpasst wird. Bei der Zuweisung von neuen terminierten Aufgabenstellungen erhalten die betroffenen Mitarbeiter automatische Benachrichtigungen.
Die Tools für das Remote-Team aus dem HR-Bereich leisten noch eine wichtige zusätzliche Arbeit: Sie können dazu beitragen, Mitarbeiter zu belohnen und damit zu motivieren. Durch die Erfassung von Arbeitsergebnissen und die Analyse der Projektstatistiken lassen sich die Leistungen des Teams und dessen Mitglieder objektiv bewerten. Ein gutes Management zeichnet sich dadurch aus, dass hervorragende Ergebnisse entsprechend gewürdigt werden, zum Beispiel durch Likes oder Badges im Social Intranet des Unternehmens.
Zunächst stellen sich bei diesem Tipp scheinbar die Fragen: Benötigt jedes Unternehmen für die Zusammenarbeit im Remote-Team ein CRM? Ist es nicht nur für den Vertrieb notwendig?
Beantworten lassen sich diese Fragen ganz eindeutig. Für das moderne Projektmanagement ist ein CRM (Customer Relationship Management) unverzichtbar, und zwar sowohl für den Vertrieb, als auch für Marketing, Service und Support, das HR-Management und letztendlich für alle Mitarbeiter, die in einem Team zusammenarbeiten. Denn in einem gut gepflegten und leistungsfähigen CRM werden nicht nur die Kundendaten und alle mit ihnen im Zusammenhang stehenden Aktivitäten gespeichert, sondern auch die aller Stakeholder, die Lösungen zu Serviceanfragen, die richtigen Ansprechpartner für fachspezifische Fragestellungen und viele weitere Fakten und Informationen.
Die ursprüngliche Funktion eines CRMs bestand tatsächlich in der Speicherung von Kundeninformationen, moderne und leistungsfähige Systeme bilden heute die Grundlage für viele Unternehmensabläufe. Aus den Kundendaten lassen sich Bedürfnisse ableiten, die direkt in die Produktentwicklung überführt werden können. B2B-Kunden erhalten auf dieser Basis Informationen zum Entwicklungsstand ihres Auftrags. Workflows automatisieren den Versand von Angeboten direkt aus dem CRM heraus.
Bereits aus dem kurzen Abriss wird die Bedeutung des CRM-Einsatzes zur Produktivitätssteigerung deutlich. Für die Zusammenarbeit im Remote-Team muss die Software allerdings einige wesentliche Anforderungen erfüllen.
Bitrix24 stellt eine SaaS-Lösung (eine Software as a Service genannte cloudbasierte Bereitstellungsmethode) zur Verfügung, die ein CRM mit allen Kollaborations-Tools für die Remote-Zusammenarbeit vereint. Besondere Unabhängigkeit garantiert dabei die mobile App, die Fernarbeit an jedem beliebigen Arbeitsort und mit praktisch jedem mobilen Endgerät unter den Betriebssystemen iOS oder Android gewährleistet.
Neben dem Kundenmanagement gehört die Kommunikation mit dem Team via Chat oder Videokonferenz ebenso zum Leistungsumfang der Software wie die Verwaltung der eigenen Arbeitszeit durch eine Online-Stempeluhr. Analysen und Statistiken direkt aus dem CRM zeigen den Erfolg von Marketingmaßnahmen, der integrierte Sales Funnel gibt Auskunft zu den Vertriebsresultaten. Das CRM wird damit zur zentralen Schaltstelle aller Arbeitsabläufe und unverzichtbarer Bestandteil der Arbeit des Remote-Teams.
Ohne den Einsatz moderner Softwaretools ist die Zusammenarbeit im Remote-Team weder produktiv noch effizient. Besondere Bedeutung kommt der konsistenten Kommunikation zu. Messenger-Dienste, Chats und Videokonferenzen haben dabei den klassischen Informationsaustausch durch E-Mails weitgehend in den Hintergrund gedrängt. Die genannten Tools zeichnen sich besonders durch hohe Flexibilität und Funktionalität aus.
Für eine erfolgreiche Projektarbeit ist der Einsatz einer Software zum Aufgabenmanagement von großem Vorteil. Solche Werkzeuge werden zur Planung, der Erstellung von To-do-Listen, der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten und zum Überwachen der Ergebnisse eingesetzt. Letztere sind zu dokumentieren. Diese Berichte und alle Informationen zur Projektarbeit müssen jedem Teammitglied zur Verfügung stehen. Ein Dokumentenmanagementsystem und die Speicherung mittels cloud basierten Dateimanager gewährleisten die schnelle Auffindbarkeit der Daten und deren sichere Aufbewahrung. Ein CRM – ursprünglich zur reinen Verwaltung von Kundendaten entwickelt – ist heute als universell einsetzbare Software für das Projektmanagement fester Bestandteil der Fernarbeit geworden.
Neben der Sicherstellung der Produktivität muss bei der Zusammenarbeit im Remote-Team, dessen Verwaltung gewährleistet sein. Speziell entwickelte HR-Tools entsprechen dieser Anforderung.