Projekte basieren auf einem umfangreichen Prozess der Aufgabenverwaltung, der die Planung, die Organisation und die Priorisierung der Aufgaben sowie das damit verbundene Zeitmanagement und die Zusammenarbeit von Teams umfasst.
Um Ihre Aufgaben effizient zu verwalten, aber auch Abhängigkeiten, Ressourcen und Meilensteine zu verfolgen und Entscheidungen zu treffen, ist der Einsatz einer Aufgabenverwaltungs-Software unerlässlich.
Wir verraten Ihnen, welche Vorteile eine Aufgabenverwaltung im Projektmanagement mit sich bringt und wie Sie die beste Aufgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen realisieren, um langfristig die Produktivität zu steigern.
Aufgabenverwaltung umfasst den Prozess der Planung, Bearbeitung und Überwachung der Aufgaben eines Projekts über verschiedene Phasen hinweg und integriert das damit verbundene Management von Budget, Zeit, Umfang, Ressourcen und weiteren Elementen.
Um optimal Aufgaben organisieren zu können, sollten Sie diese im Voraus für den folgenden Tag und die gesamte Woche planen. Untergliedern Sie außerdem Ihren Arbeitstag, indem Sie am Morgen mit den wichtigsten Aufgaben beginnen und komplexe Aufgaben in verschiedenen Teilaufgaben untergliedern, die Sie systematisch abarbeiten.
Unter einer Aufgabenmanagement-Software im Projektmanagement versteht man eine Lösung, über die die Erstellung, Verwaltung und Umsetzung von Aufgaben und Teilaufgaben optimal unterstützt wird. Mit Hilfe der Aufgabenverwaltungs-Software optimieren Teams die Zusammenarbeit an Aufgaben, realisieren ein effizientes Zeitmanagement und behalten die Übersicht über Deadlines.
Zu denDie Software zur Aufgabenverwaltung wird verwendet, indem Sie zunächst das Projekt, Umfang und Anforderungen definieren, anschließend Aufgaben identifizieren, konkrete Aufgaben- und Teilaufgaben erstellen und mit Prioritäten versehen, diese den richtigen Mitarbeitern zuweisen und letztendlich den Fortschritt sowie die fristgerechte Umsetzung überwachen.
Zu den wertvollen Funktionen einer Aufgabenmanagement Lösung gehören persönliche und Teamaufgaben, Checklisten, Zeiterfassung, Aufgabendelegation, Aufgabenautomatisierung, Aufgabenvorlagen, Zugriffsberechtigungen und unterschiedliche Aufgabenansichten.
Aufgabenvorlagen werden angewendet, um wiederkehrende Aufgaben schnell und effektiv erledigen zu können und dabei auf bestehendes Know How und Strukturen zurückzugreifen. Sie sparen Zeit und tragen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bei.
Bitrix24 bietet über 35 Business-Tools für Ihr Unternehmen
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Das Aufgaben verwalten in Projekten ist keine einmalige Angelegenheit, sondern vielmehr ein wiederkehrender Prozess, den es zu strukturieren, zu managen und zu überwachen gilt.
Eine passende Aufgaben Verwaltungssoftware, wie Bitrix24, stellt Ihnen eine Vielzahl an Tools rund um die Erstellung, Zeiterfassung, Verteilung und Kontrolle von Aufgaben bereit.
Mit der Möglichkeit Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen, behalten Projektmanager den Überblick über sämtliche Meilensteine und Fristen, erhalten jederzeit den aktuellen Status Quo und haben so bei Bedarf auch die Option schnell zu reagieren, flexible Anpassungen vorzunehmen und die Entwicklung voranzutreiben.
Alle Teammitglieder werden sofort über projektrelevante Aktivitäten informiert, sodass Sie sich darauf fokussieren können, was gerade besonders wichtig ist. Mit diesem Vorgehen wird jede einzelne Aufgabe optimal umgesetzt und trägt zur Steigerung der Produktivität und Effizienz des gesamten Projektes und damit auch zum Geschäftserfolg des Unternehmens bei.
Eine Aufgabenverwaltung ermöglicht es den Anwendern nicht nur alle ihre Aufgaben zentral an einem Ort zu verwalten, sondern auch individuell zu priorisieren.
Arbeiten Sie mit Teilaufgaben und Checklisten, die die Organisation nachhaltig unterstützen und über die die Option besteht, komplexe Aufgaben in kleinere Aufgaben zu untergliedern, die leichter realisierbar sind.
Über eine automatische Fokussierung, wie Bitrix24 Sie mitbringt, filtern Sie relevante Aufgaben automatisch auf Basis der letzten Aktivitäten heraus und nutzen Schnellsuche und Aufgabenfilter. Damit stellen Sie in Ihrer Organisation sicher, dass Sie jede Aufgabe finden, nach der Sie suchen.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, mit Prioritäten für Aufgaben zu arbeiten. Heben Sie diese beispielsweise hervor, indem Sie die Aufgabe als wichtig markieren.
So signalisieren Sie allen Verantwortlichen, dass die jeweilige Aufgabe besondere Aufmerksamkeit erfordert und eine schnelle Bearbeitung notwendig ist. Zur Unterstützung der Priorisierung helfen Ihnen Checklisten, in denen Sie eine eigene Liste mit notwendigen Aktionen erstellen.
Projektmanager müssen sich auf ihre Teams verlassen können und Aufgaben an Kollegen übertragen, die diese mit der nötigen Expertise und Erfahrung erledigen.
Durch die Delegation von Aufgaben ist jedes Teammitglied für seine eigenen Aufgaben verantwortlich, kann sich um die zugewiesenen Aufgaben kümmern und sich für eine erfolgreiche Umsetzung stark machen. In diesem Kontext wird jeder Mitarbeiter ermutigt, seine Aufgaben erfolgreich und pünktlich abzuschließen.
Mit Hilfe der Rollen in der Aufgabenverwaltung lassen sich so spezifisch Aufgaben an Verantwortliche delegieren, die über die entsprechenden Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, um sie zuverlässig zu erledigen.
In einer Lösung, wie Bitrix24 gibt es 4 Rollen in den Aufgaben, die die Gelegenheit bieten, eine “verantwortliche Person”, “Erstellt von”, “Mitwirkende” und “Beobachter” zu definieren.
Die verantwortliche Person erledigt die Aufgabe, der Ersteller der Aufgabe kontrolliert und wertet aus, Mitwirkende helfen der verantwortlichen Person und haben die gleichen Rechte. Beobachter haben die Option, die Erledigung der Aufgabe nachzuverfolgen, werden benachrichtigt und können Kommentare hinzufügen, sind aber selbst nicht in die Umsetzung involviert.
Sie steuern nach Bedarf die Zugriffsrechte für alle Aktionen rund um Aufgaben und können für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen festlegen, wer die Bearbeitung, Delegierung, Erstellung oder Löschung von Aufgaben vornehmen darf.
Ein weiterer Vorteil für die Nutzung von softwarebasiertem Aufgabenmanagement ist die Förderung der Zusammenarbeit, indem Sie Kollegen nicht nur Aufgaben zuweisen, sondern auch gemeinsam daran arbeiten, Dateien teilen oder Kommentare hinterlassen können. Kommentare gehören zu den essentiellen Funktionen und ermöglichen es Benutzern, Feedback zu geben, Fragen zu stellen oder Ideen auszutauschen, die im Zusammenhang mit Aufgaben, Projekten, Dateien oder Diskussionen stehen.
Mit mehr 35 Tools hält die Projektmanagement-Software von Bitrix24 die ideale Ausstattung für eine produktive Zusammenarbeit im Team bereit.
Kommunikationstools wie Live-Feed, Chats, Anrufe, Screensharing und HD-Videokonferenzen sorgen für einen regelmäßigen Austausch und unterstützen Teams dabei, unabhängig von Standort oder Zeit miteinander auf kurzen Dienstwegen zu interagieren. Ideale Voraussetzungen auch für Remote-Teams.
Anhand des Feeds werden jederzeit wichtige News, Änderungen, Ankündigungen, Likes/Reaktionen oder Auszeichnungen geteilt.
Mithilfe von zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten bleiben Teamkollegen ständig in Kontakt und relevante Informationen lassen sich allen Mitarbeitern unter anderem über den Gruppenchat bereitstellen. So werden Missverständnisse vermieden und eine agile Zusammenarbeit gefördert.
Eine Software zur Aufgabenverwaltung ermöglicht es allen Stakeholdern, den Fortschritt einzelner Aufgaben und Etappen mitzuverfolgen und trägt dazu bei, dass jeder im Team auf dem gleichen Wissensstand ist.
Diese Option erhöht die Sichtbarkeit und Transparenz für Vorgesetzte, Projektmanager, Teammitglieder gleichermaßen, die Entwicklung des Projektes zu verstehen und sich an den richtigen Stellen einzubringen.
Erinnerungen und Benachrichtigungen in Aufgaben sorgen darüber hinaus dafür, dass wichtige Änderungen oder Updates unmittelbar und direkt geteilt und nicht verpasst werden.
Um vollständige Transparenz zu gewährleisten ist es jederzeit möglich, auch über eine Mobile App auf wichtige Funktionen wie die Verwaltung von Aufgaben und zahlreiche weitere Tools zuzugreifen. Somit wird es einzelnen Kollegen auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus ermöglicht, jederzeit den Projektfortschritt zu verfolgen.
Ein wichtiger Aspekt der Aufgabenplanung sind Genauigkeit und Rechenschaftspflicht. Die Mitarbeiter werden dazu angehalten, über ihre Arbeitsergebnisse und Handlungen Rechenschaft abzulegen und sicherzustellen, dass sie die ihnen zugewiesenen Arbeitsaufgaben erfüllen, aber darüber hinaus auch Unternehmensrichtlinien einhalten und Fehlverhalten vermeiden.
Erleichtert werden Genauigkeit und Rechenschaftspflicht über eine Software, in der, wie in Bitrix24, Arbeitsberichte täglich, wöchentlich oder monatlich gesammelt werden. Diese lassen sich mit Aufgaben verknüpfen und machen es so möglich, alle durch einen Mitarbeiter erledigten Aufgaben anzuzeigen.
Dieses Vorgehen eröffnet Vorteile in zweierlei Hinsicht. Einerseits ermöglichen sie es einzelnen Mitarbeitern, einen genauen Überblick über die eigene geleistete Arbeit zu behalten und in Selbsteinschätzung zu erkennen, welche Stärken ausgeschöpft wurden und welche Potentiale möglicherweise noch ungenutzt sind.
Andererseits bietet es Projektmanagern die Chance zu überprüfen, welche Aufgaben tatsächlich erledigt und an welchen Stellen die Arbeitsauslastung bereits optimal gestaltet wurde. Sie sehen, wo eine Unter- oder Überforderung erfolgt ist und können anhand der Erkenntnisse aktiv Einfluss nehmen.
Problemstellungen lassen sich selbst bei einer hervorragenden Projektplanung nie ganz vermeiden. Jedes Projekt ist mit verschiedenen Risiken verbunden, die nicht vollständig ausschließbar sind, die aber bei einem frühzeitigen Erkennen Optionen bieten, Hürden zu überwinden.
Indem Sie Aufgaben über eine zentrale Plattform verwalten, können Sie Probleme im Projektmanagement frühzeitig identifizieren und Lösungen finden. Möglich wird dies durch eine nahtlose Überwachung und die damit verbundenen Optionen, jederzeit zu prüfen, ob ein Projekt im geplanten Zeitrahmen liegt oder Verzögerungen auftreten.
Darüber hinaus lässt sich durch den Einblick in den Arbeitsaufwand rechtzeitig erkennen, an welchen Stellen Engpässe bestehen und automatisierte Benachrichtigungen versenden, um die Problemstellungen schnell zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken.
Praktisch realisiert wird dies über Dashboards, die den Status von Aufgaben und Projekten abbilden und Probleme und Hindernisse schnell sichtbar machen. Über eine Reihe an wertvollen Tools gelingt es Projektmanagern, Fehlentwicklungen zu identifizieren und mögliche Lösungsansätze zu erarbeiten.
Das Aufgabenmanagement impliziert eine effektive Zeiterfassung in Aufgaben, die unter anderem mit einem Anfangsdatum, Abschlussdatum, Erfassung der aufgewendeten Zeit, geplanter Zeit, Darstellung im Kalender und Aufgabenplaner verbunden sind.
Anhand der Zeiterfassung und Kalendern wird es für Projektmanager und Teammitglieder gleichermaßen möglich, Fristen zu verfolgen und eine Übersicht über Deadlines zu erhalten.
Um das Zeitmanagement im Alltag zu unterstützen, bietet eine Online-Stempeluhr Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit ihren Arbeitstag zu starten, zu pausieren und zu beenden.
Für Projektmanager ist dabei jeder Schritt nachvollziehbar und bietet eine wertvolle Grundlage, Zeiten und Termine im Kalender noch zuverlässiger zu planen.
Ein weiterer Pluspunkt: Im Rahmen eines effektiven Zeitmanagements eröffnet die Workflow-Automatisierung die Möglichkeit, Standardprozesse wie Urlaubsanträge oder Abrechnungen zu automatisieren und so wertvolle Zeit einzusparen und die Arbeit noch effizienter zu machen.
Eine Reihe an Berichts- und Analysefunktionen im Bereich der Aufgabenverwaltung bieten Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihr Projekt. Dazu gehören unter anderem Aufgabenberichte, die Ihnen dabei helfen den Fortschritt von Aufgaben zu überwachen, passende Prioritäten zu setzen und dabei Zeitpläne einzuhalten.
Arbeitslastberichte unterstützen Sie dabei die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und zu optimieren, indem Sie ihnen Berichte über die Anzahl der zugewiesenen Aufgaben, die Arbeitszeit und Dauer von Aufgaben sowie die Arbeitsbelastung einzelner Mitarbeiter anzeigen.
Analysefunktionen rund um die Zeitverwendung Ihrer Mitarbeiter zeigen nicht nur transparent auf, welche Arbeitszeiten für Aufgaben verwendet wurden, sondern auch wie sich die Produktivität der einzelnen Kollegen gestaltet.
Anhand einer Aufgabe Historie können Sie alle Aufgaben im Zeitverlauf verfolgen und den Fortschritt, die Zuweisungen, Änderungen, Kommentare in Aufgaben einsehen.
Rund um die Aufgabenanalyse erhalten Sie in einer Lösung wie Bitrix24 die Option Aufgaben auf verschiedene Art und Weise zu analysieren. Die Aufgabenanalyse umfasst dabei unter anderem verschiedene Diagramme, wie Gantt, Burndown und Burnup.
Zum Beispiel bieten Gantt Diagramme über eine visuelle Darstellung von Aufgaben, die auf einer Zeitleiste angezeigt werden, eine effektive Option, Aufgaben zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Aufgaben lassen sich so besonders leicht identifizieren und analysieren und Dauer sowie Abhängigkeiten sind schnell ersichtlich.
Gantt Diagramme sind sehr flexibel und Anwender können nicht nur die Zeitleiste anpassen, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen, sondern auch verschiedene Ansichten erstellen, um den Projektverlauf aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.
Die Verwaltung und Nachverfolgung von Aufgaben ist entscheidend, um im Projektmanagement gesteckte Ziele zu erreichen und zukunftsorientiert die gesamte Produktivität im Unternehmen zu verbessern.
Eine passgenaue Aufgabenmanagement Software unterstützt Sie nicht nur kurzfristige Zielvorgaben zu realisieren, sondern auch dabei, von einem kontinuierlichen Prozess der ständigen Verbesserung und Anpassung an sich ändernde Projektanforderungen in einem sich entwickelnden Marktumfeld zu profitieren.
Wählen Sie die passenden Tools, um auch große und komplexe Projekte erfolgreich zu begleiten und die Effizienz in Ihrem Unternehmen auf lange Sicht zu steigern.