Teamarbeit ist die bevorzugte Form der Arbeitsorganisation moderner Unternehmen. Obwohl weit verbreitet, ist sie sehr komplex. Es geht darum, dass eine Gruppe von Mitarbeitenden auf möglichst effiziente Weise vorgegebene Zielstellungen erfüllt. Effektive Teamarbeit bedeutet die fristgerechte und qualitativ hochwertige Erfüllung aller Aufgaben.
Vorteile einer solchen Arbeitsweise sind unter anderem:
Gute Teamarbeit ist eine Fähigkeit, die erlernt werden kann, aber auch ständig wieder neu gelebt werden muss. Mitarbeitende benötigen bestimmte Qualitäten, um mit anderen kompetent zusammenarbeiten zu können. Einige der wichtigsten Eigenschaften eines wirklichen Teamplayers sind: Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsbereitschaft, emotionale Intelligenz, Respekt, Flexibilität und der Wille zur Zusammenarbeit.
Damit ein Team wirklich effektiv arbeiten kann, bedarf es zudem unternehmensseitiger Voraussetzungen. Die Unternehmenskultur bestimmt in entscheidendem Maße das Verhalten und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden.
Wie sorgen Sie also dafür, dass Ihr Team effektiv arbeitet? Die nachfolgend beschriebenen 12 Teamwork-Hacks geben eine Antwort darauf.
Teamarbeit lässt sich als aktive Form der Zusammenarbeit in Gruppen definieren. Ein Team besteht dabei aus mindestens zwei – idealerweise aus bis zu zehn – Personen. Jeder Mitarbeitende bringt seine speziellen Kompetenzen ein, um gemeinsam Aufgaben zu erledigen. Durch Teamarbeit lassen sich komplexe Herausforderungen besser meistern.
Die 3 wichtigsten Dinge für effektive Teamarbeit sind:
Effektive Teamarbeit schafft die Voraussetzungen, um Projektziele qualitätsgerecht zu erfüllen. Die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams sichert die Grundlage dafür, qualitativ hochwertige Arbeit leisten zu können. Gleichberechtigte Kommunikation untereinander hilft Konflikte zu vermeiden oder trägt zu einer Lösung dieser bei.
Eine gut abgestimmte Zusammensetzung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die effektive Teamarbeit. Im Idealfall ergänzen sich die fachlichen Fähigkeiten und die Charaktereigenschaften der Mitarbeitenden so gut, dass eine reibungslose Projektarbeit ermöglicht wird. Doch eine solche Zusammenarbeit als Team setzt die Auswahl des geeigneten Personals voraus – keine leichte Aufgabe in Zeiten des Fachkräftemangels. Die Human Resources (HR) sind nicht nur die Basis für großartige Teamarbeit, sie sichern letztlich auch den dauerhaften Erfolg eines Unternehmens. HR-Prozesse sind komplex und bedürfen der technischen Unterstützung. Bitrix24 stellt geeignete Werkzeuge zur Verfügung, die Ihrem Mitarbeitermanagement zur Seite stehen und die richtige Teamzusammensetzung erleichtern.
Damit Teamarbeit wirklich effizient wird, sollten sich gute Führungskräfte auf die jeweiligen Stärken ihrer Mitarbeitenden verlassen. Jeder Mensch ist einzigartig. Teamleitende setzen ihre Teammitglieder auf den richtigen Positionen ein und delegieren die Aufgaben so, dass besondere Qualitäten zum Tragen kommen.
Projektarbeit bedarf einer klaren Zielstellung. Diese kann entweder vom Management vorgegeben werden oder wird bei einer agilen Unternehmensführung durch Teams selbst erarbeitet. Zu den wirkungsvollsten Teamwork-Hacks gehört in diesem Zusammenhang das Brainstorming. Nur wer über den eigenen Horizont schaut, wird Projekte zum Erfolg führen, die wirklich innovativ sind. Im Kick-off-Meeting müssen alle Ideen zugelassen werden. Keine Meinungsäußerung sollte sofort auf Ablehnung stoßen. In einem gut funktionierenden Team muss Platz für die Suche nach neuen Lösungswegen sein. Wer als Führungskraft der Meinung ist, ein Brainstorming behindert die effiziente Teamarbeit und lange Diskussionen verschwenden Zeit, kann die Methode des Brainwritings nutzen. Dabei werden Ideen bereits in Vorbereitung des Meetings schriftlich eingereicht. Das hat den Vorteil, dass sich weniger kommunikative Mitarbeitende in einer regen Diskussion nicht übergangen fühlen. Für Remote-Teams ist das Brainstorming keineswegs tabu. Statt im Besprechungsraum wird das Meeting als Videokonferenz durchgeführt. Damit ein Brainstorming tatsächlich in eine effektive Teamarbeit mündet, gilt der Grundsatz: Dem Meeting gehört die Diskussion, den erzielten Ergebnissen die effiziente Arbeit.
Die Definition der Teamarbeit beinhaltet, dass Menschen gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. Die Zweckbestimmung einer Projektarbeit muss vorgegeben oder in einem Brainstorming erarbeitet worden sein, wie im vorherigen Abschnitt erklärt wurde. Effektive Teamarbeit setzt voraus, dass Zielstellungen SMART formuliert werden. Hinter diesem Akronym stehen die Adjektive spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (accessible), realistisch (realistic) und terminiert (time-bound). Um bei großen Projekten, die über einen Zeitraum von mehreren Monaten laufen, die Motivation innerhalb des Teams stets hochzuhalten, bedarf es einer zusätzlichen Definition von Meilensteinen. Das sind Etappen, in denen der Projektfortschritt überprüft und abgerechnet werden kann. Die geeignete Projektmanagementsoftware stellt Tools, wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards zur Verfügung, mit denen Milestones festgelegt und kontrolliert werden können.
Teamarbeit wird besonders dann effektiv, wenn sich die Ziele des Teams mit den individuellen Zielen der Mitglieder verbinden lassen und jeder seinen eigenen Anteil erkennen kann.
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Effektive Teamarbeit benötigt eine kontinuierliche Kommunikation. Sie ist einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg der Projektarbeit. Auf welche Art Sie kommunizieren und wie oft dies geschieht, beeinflusst die Zusammenarbeit. Häufiger Austausch von Informationen und die Bereitschaft, Wissen zu teilen, fördert das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Kommunikation ist dabei keine Einbahnstraße. Sie besteht nicht nur aus dem Reden oder der Weitergabe von Informationen, sondern auch aus dem Zuhören.
Bei der Zusammenarbeit als Team geht es nicht nur um Inhalte, sondern auch darum, wie diese vermittelt werden. In der modernen digitalen Arbeitsumgebung gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten der Kommunikation. Neben den klassischen Methoden des Telefonanrufs und dem Versand von E-Mails, haben solche Technologien wie Instant Messaging, Videochats oder Videokonferenzen Einzug in den Arbeitsalltag gehalten. Effiziente Teamarbeit zeichnet sich also durch die richtige Wahl der geeigneten Kommunikationswerkzeuge aus.
Menschen sprechen nicht auf die gleiche Art und Weise. Effektive Teamarbeit ist deshalb davon abhängig, wie es einem Teamleitenden gelingt, die vier nachfolgend beschriebenen Charaktere als Einheit in die Projektarbeit einzubinden.
Denker sind Problemlöser. Sie konzentrieren sich darauf, alle Details zu beachten, um Arbeitsaufgaben perfekt bearbeiten zu können. Sie stellen deshalb häufig Fragen und fordern Daten zur Analyse.
Regisseure treffen Entscheidungen, delegieren Aufgaben und sprechen über ihre Aktivitäten. Sie neigen dazu, sich auf die eigene Arbeit zu konzentrieren, nicht auf das Zuhören. Ein Regisseur geht Risiken ein und ist bereit, Verantwortung bei der Umsetzung schwieriger Arbeitsprozesse zu übernehmen.
Harmonisierer konzentrieren sich auf eine ausgewogene Zusammenarbeit innerhalb der Arbeitsgruppe. Sie sind echte Teamplayer. Sie versuchen, Konflikte zu vermeiden und sind stolz auf die gemeinsam geleistete Arbeit, ohne sich selbst in den Vordergrund zu stellen.
Ein großartiger Redner wird gern als Expresser bezeichnet. Solche Menschen sind kreativ und suchen nach neuen Wegen. Sie sind geeignete Partner in einem Brainstorming, auch wenn es Ihnen manchmal schwer fällt, sich auf ein Thema zu konzentrieren.
Der Einsatz einer leistungsstarken Projektmanagement-Software in Verbindung mit Kollaborationstools, die eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleisten, bietet die technische Plattform für effektive Teamarbeit. Eine cloudbasierte Softwarelösung stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden leicht interagieren können, unabhängig vom Ort ihrer Tätigkeit. Die Cloud-Technologie ermöglicht es, allen Teammitgliedern sämtliche zur Erledigung der Aufgaben benötigten Daten in Echtzeit zur Verfügung zu stellen.
Mit der geeigneten Projektmanagement-Software können Sie Workflows erstellen, um sich wiederholende Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, und Gantt-Diagramme werden Sie über die zeitliche Abhängigkeit aller Projektaktivitäten informieren.
Wissensmanagement ist ein Schlüssel des Erfolges, wenn es um eine effektive Teamarbeit geht. Mit dem Teilen fachlicher Kenntnisse zwischen den Mitarbeitenden wird gleichzeitig die Effizienz bei der Bearbeitung der Projektaufgaben erhöht. Gleicher oder ähnlicher Wissensstand hilft dabei, dass die Arbeit ohne zusätzlichen Erklärungsaufwand begonnen und fristgerecht abgeschlossen werden kann. Allerdings reicht ein Informationstransfer innerhalb des Teams nicht immer aus, um die anstehenden Aufgaben erfüllen zu können. Die Einführung neuer Technologien setzt die Aneignung zusätzlicher fachlicher Fähigkeiten voraus.
Fortbildung gehört deshalb zu den wichtigen Strategien, damit Ihre Teamarbeit dauerhaft effizient bleibt. Neben dem Angebot für externe Lehrgänge bietet die Entwicklung und der Einsatz unternehmenseigener Trainings- und Schulungstools eine gute Möglichkeit zur Weiterbildung sowie dem Aufbau einer Wissensdatenbank mit der Sammlung innovativer Ideen und neuer Erkenntnisse.
Teamarbeit ist nicht einfach und Konfliktsituationen entstehen dabei fast immer. Sie sollten auch gar nicht vermieden, sondern als Teil der gemeinsamen Tätigkeit verstanden werden. Nicht die aus unterschiedlichen Meinungen entstehenden Spannungen stellen ein Problem dar, nur der Umgang mit den Schwierigkeiten kann zu einem solchen werden. Neben positiven Aspekten der Zusammenarbeit müssen auch negative Seiten offen besprochen werden. Über Probleme zu schweigen und diese „aussitzen zu wollen“, ist niemals zielführend. Erfolgreiche Teams verfügen über Mittel zur Konfliktlösung. Die Mitarbeitenden achten sich gegenseitig, auch wenn sie nicht der gleichen Meinung sind. Persönliche Angriffe werden als unprofessionelles Verhalten betrachtet. Aufgabe des Teamleitenden ist es, eine Kultur der Konfliktbewältigung zu etablieren, mit der sich alle Mitarbeitenden identifizieren können.
Fachlich qualifizierte und motivierte Mitarbeitende erledigen ihre Arbeitsaufgaben eigenverantwortlich, ohne dass sie ständig überwacht werden müssen. Mikromanagement ist daher eher schädlich für eine effektive Teamarbeit. Innovative Ideen sind durch Risikobereitschaft und Eigenverantwortung geprägt und verlangen oft Agilität. Agile Teams setzen sich selbständig mit Projektzielen auseinander und finden dabei neue Lösungswege.
Sache des Managements ist es, eine Unternehmenskultur aufzubauen, die es Teams ermöglicht, Risiken einzugehen und auch einmal Fehler zu machen.
Effektive Teamarbeit erfordert deren richtige Organisation. Die Leistungen der einzelnen Mitarbeitenden sollten sich wie die Zahnräder in einem optimal arbeitenden Getriebe ergänzen. Dazu bedarf es der Übernahme bestimmter Rollen. Dr. Belbin entwickelte eine Theorie, die die häufigsten Persönlichkeitseigenschaften abbildet. Teamrollen werden in drei Kategorien unterteilt: handlungs-, wissens- und kommunikationsorientiert. Handlungsorientierte Mitarbeitende setzen Arbeitsaufgaben unter Zeitvorgaben besonders gut um. Wissensorientierte Teammitglieder sind ideenreich und hinterfragen Sachverhalte. Kommunikationsorientierte Menschen zeichnen sich durch hohe Bereitschaft zur Informationsvermittlung aus. Jede Kategorie hat ihre Stärken und Schwächen, deshalb muss das Management bereit sein, sie auszugleichen. Ziel muss es auf jeden Fall sein, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an die Persönlichkeitsmerkmale anzupassen. Diese herauszufinden, bedarf es praktischer Erfahrung und der Unterstützung von Tools für das Mitarbeitermanagement.
Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass die größte Arbeitsmotivation aus der Anerkennung der Leistungen resultiert. Das Lob „toller Job“ steigert nachweislich die Produktivität von Mitarbeitenden. Erreicht ein Team termingerecht einen wichtigen Meilenstein bei der Projektbearbeitung, sollte dies öffentlich bekannt gemacht werden. Ein geeignetes Mittel dafür kann zum Beispiel das unternehmenseigene Intranet sein. Im Blog oder dem Newsbereich wird allen Mitarbeitenden des Unternehmens mitgeteilt, wie das Team als Einheit das gesetzte Ziel erreichen konnte. Auch das Feiern des Erfolges im gesamten Team ist keine schlechte Idee und kann gleichzeitig als Teambuilding-Maßnahme genutzt werden.
Es gibt jedoch Situationen, in denen es notwendig ist, Kritik zu äußern. Teamarbeit führt nicht zwangsläufig zum gewünschten Ziel. Hier gilt: Wurde das Lob öffentlich gemacht, sollte der Misserfolg intern behandelt werden. Andernfalls würde es demütigend wirken und die Motivation negativ beeinflussen.
Erfolgreiche Teams etablieren eine eigene Arbeitskultur und bauen soziale Bindungen auf. Im Idealfall entwickeln sich auch persönliche Freundschaften. Das ist nicht unbedingt erforderlich für eine gute Zusammenarbeit, aber gegenseitiger Respekt und Vertrauen bilden die Grundlage für eine effektive Teamarbeit. Mitarbeitende sollten sich aufeinander verlassen können und Absprachen müssen eingehalten werden. Dabei darf es keine Rolle spielen, in welcher Position sich die Teammitglieder innerhalb der Hierarchie befinden.
Das Etablieren einer Teamkultur sollte sich nicht ausschließlich auf die Bewältigung der gemeinsamen Arbeitsaufgaben beziehen. Teammeetings können unter anderem persönliche Fragen beinhalten. Auch das gemeinsame Mittagessen oder eine Kaffeepause eignen sich zur Pflege sozialer Kontakte. Um Remote-Mitarbeitende in diesen Prozess integrieren zu können, ist es empfehlenswert, passende Videokonferenz-Tools zu verwenden.