Effektiv im Homeoffice arbeiten, ist das überhaupt möglich?
Nicht nur die Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse führte zur Diskussion über die Effektivität der Heimarbeit. Die Arbeit im Homeoffice genießt zunehmend größere Beliebtheit und Akzeptanz, dennoch stehen ihr immer noch sehr viele Menschen kritisch gegenüber. Die tägliche Kontrolle der Arbeit im Unternehmen entfällt, der Chef ist nicht präsent, Zeit und Aufgaben müssen selbst gemanagt werden. Dazu wird vor allem ein bestimmtes Maß an Selbstdisziplin benötigt. Ein hoher Anteil der Arbeitszeit wird im Homeoffice verbracht und führt dazu, dass wir uns sozial distanzieren, gleichzeitig erlernen wir aber auch neue Techniken der Kommunikation und des Interagierens. Videokonferenzen ersetzen das Teammeeting im Besprechungsraum und der Videokonferenzraum wird zur gemeinsamen Kaffeepause.
Es gibt eine ganze Reihe an Argumenten für das Arbeiten im Homeoffice. Außerdem zeigen wissenschaftliche Studien, dass Kollegen im Homeoffice keineswegs zu Faulenzern werden. Ganz im Gegenteil: Die Produktivität steigt zu Hause sogar um bis zu 13 % und die Beschäftigten werden seltener krank. Sie fühlen sich oft sogar stärker mit dem Unternehmen verbunden, als wenn sie den oft zeitaufwendigen täglichen Weg zur Arbeit auf sich nehmen müssen.
Die folgenden acht Tipps für effektiveres Arbeiten sollen dazu beitragen, dass für den Einzelnen der Traum vom dauerhaften Homeoffice zur Realität wird.
Tipp 1: Die richtige Einrichtung des Arbeitsplatzes
Der Begriff „Homeoffice“ beschreibt den Arbeitsplatz am treffendsten. Arbeiten Sie nicht im Wohnzimmer auf der Couch oder auf einem Stuhl vor dem Küchentisch. Ein fester Arbeitsplatz schafft eine geordnete Atmosphäre und trennt Beruf von Freizeit. Ein fester Bereich mit möglichst wenig störenden Einflüssen aus der Umgebung ist ideal für ungestörtes Arbeiten.
Verwenden Sie keinesfalls Ihren privaten Computer. Wer im Homeoffice arbeitet, sollte nicht schlechter ausgestattet sein als die Teammitglieder im Büro. Ein effektives Arbeiten im Homeoffice wird nur durch hochwertiges Equipment erzielt. Das beginnt bereits mit einem geeigneten Bürostuhl, wird über eine leistungsstarke Hardware und eine Software auf aktuellem Versionsstand fortgesetzt und durch eine stabile und schnelle Internetverbindung ergänzt.
Nicht zuletzt gehört eine moderne Telefonausstattung mit Mobilteil, Headset und Business-Funktionen zu den Standards, die auch ein Softphone auf dem PC erfüllen kann.
Tipp 2: Effektiv mit Zeitmanagement arbeiten
Nur selbst geregelte Arbeitszeiten werden auf Dauer die Effizienz und damit auch den Erfolg der Arbeit im Homeoffice sichern. Den eigenen Biorhythmus bei der Planung der Arbeitszeit zu beachten ist dabei eine hervorragende Idee. Im Gegensatz zur Büroarbeit mit festgelegten Zeiten, kann zu Hause von diesen Richtlinien unter Beachtung vereinbarter Termine abgewichen werden. Vielleicht haben Sie am Abend noch eine kreative Idee, die Ihnen Stunden zuvor fehlte.
Nutzen Sie die Freiräume, die Ihnen das Homeoffice bietet. Pausen dürfen dabei natürlich auch nicht fehlen. Rufen Sie nicht den Pizzaservice, sondern bereiten Sie das Mittagessen selbst vor. Es muss ja kein Drei-Gänge-Menü sein aber allein die Beschäftigung macht den Kopf frei und hat einen positiven Effekt auf die Arbeit am Nachmittag.
Fangen Sie an zu arbeiten aber legen zwischenzeitlich auch kurze Pausen ein. Bleiben Sie dauerhaft diszipliniert und nicht nur einige Wochen lang.
Tipp 3: Managen Sie Ihr Arbeitspensum mit To-do-Listen
Sie müssen mehrere Aufgaben innerhalb kürzester Zeit erledigen? Administrative Aufgaben stapeln sich und Sie können Ihren Chef, der früher im Büro die Reihenfolge der Aufgaben zugewiesen hat, nicht erreichen? Spätestens dann sollten Sie beginnen sich eine To-do-Liste anzulegen. Viel besser ist es allerdings, sich solche Arbeitsabläufe schon zu Beginn einer Tätigkeit im Homeoffice einzurichten.
Effektiv im Homeoffice zu arbeiten bedeutet, den täglichen Arbeitsablauf zu strukturieren. Tragen Sie anfällige Termine in Ihrem Onlinekalender ein. Setzen Sie sich tägliche und wöchentliche Ziele, bei Konzentrationsproblemen helfen auch stündliche Ziele. Tägliche Routinearbeit schadet der Effektivität nicht, sondern ist eher nützlich. Versuchen Sie nach dem Erreichen von Zielstellungen oder Zwischenetappen ein Feedback zu erhalten. Für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer To-do-Liste sollten Sie unbedingt den folgenden Tipp beachten.
Tipp 4: „Eat the frog“ – das Unangenehme zuerst
Die To-do-Liste steht, die Termine sind fixiert, die unangenehme Aufgabe möchten Sie am liebsten erst einmal zur Seite legen. Das ist zwar vollkommen verständlich, jedoch grundlegend falsch. Zu aller Erst sollten Sie sich genau auf diese eine Sache konzentrieren. Das ist ein ganz einfacher Trick. Sobald Sie die unangenehme Aufgabe erledigt haben, sind Sie motiviert und das restliche Tagespensum wird Ihnen viel leichter von der Hand gehen.
Vermeiden Sie es jetzt vom Singletask- in den Multitasking-Modus zu wechseln. Die einzelne Abarbeitung der nächsten Aufgaben bringt viele Vorteile, weniger Stress, eine höhere Leistungsfähigkeit und damit verbunden bessere Ergebnisse.
Tipp 5: Effektiv im Homeoffice arbeiten – Tools für strukturiertes Arbeiten einsetzen
Nutzen Sie Tools zum effektiveren Arbeiten, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben oder Termine zu organisieren. Besonders effizient zur Strukturierung Ihrer Arbeit sind Mindmapping-Tools. Diese unterstützen die im Homeoffice verteilten Mitglieder eines Teams vom Brainstorming über die Projektplanung bis hin zur Ausarbeitung von Strategien zur Produktion oder zum Vertrieb.
Durch Mindmapping werden Gedanken festgehalten und grafisch dargestellt. Dabei ist es ganz gleich, wie komplex die Themen sind, da Sie mit der grafischen Darstellung Struktur in den Prozess bringen.
Tipp 6: Feedbacks durch richtiges Kommunizieren erhalten
Es ist wichtig, den Kontakt zum Chef und den Mitgliedern des Teams aufrechtzuhalten. Das gibt Ihnen das sichere Gefühl nicht allein zu arbeiten. Die Bandbreite der Kommunikationsmöglichkeiten ist weit und reicht von E-Mail, Voice-Mail, Instant-Messaging bis hin zur Textnachricht.
Der Videokommunikation wird dabei auch eine besondere Rolle zugewiesen. In den letzten Jahren ist das Angebot im Bereich der Videochat- und Videokonferenzsoftware sprunghaft gestiegen.
Effektive Arbeit im Homeoffice bedeutet dabei nicht, dass Sie ein teures Produkt für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens einsetzen müssen. Bitrix24 bietet eine kostenlose Plattform für die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Mit den Tools für Intranet, Chat, Videokonferenzen und Kalender finden Sie alle idealen Kommunikationswerkzeuge an einem Ort.
Tipp 7: Ohne Sicherheit und Datenschutz geht nichts
Was im Unternehmen als Selbstverständlichkeit gilt, kann im Homeoffice möglicherweise vernachlässigt werden: Datensicherheit und die Bestimmungen der DSGVO.
Die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung gelten im Homeoffice selbstverständlich ebenso wie am Arbeitsplatz im Büro. Ebenso ist auf die Datensicherheit am eigenen PC und während der Datenübertragung in das Firmennetzwerk oder bei der Remotedesktop-Anwendung zu achten. Ein aktueller Virenscanner, eine Firewall und die Authentifikation im Firmennetzwerk durch ein sicheres Passwort gehören genauso dazu, wie die verschlüsselte Übertragung von Daten. Ein nicht zu vernachlässigender Punkt ist die Backup-Strategie. Eine sichere und DSGVO-konforme Lösung in der Cloud bietet das Bitrix24.Drive. Hier ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ebenso möglich, wie das Freigeben oder Teilen von selbst erstellten Dateien. Die regelmäßige Datensicherung sorgt dafür, dass keine Datei verloren geht.
Tipp 8: Vorsorge sichert die technischen Abläufe
Effektive Arbeit im Homeoffice funktioniert nur mit einsatzbereiter Hard- und Software. Auf einen Ausfall von Geräten oder Programmen muss jeder vorbereitet sein.
Die Garantieverlängerung für Hardware oder ein entsprechend konfiguriertes Ersatzgerät gehören ebenso zur Planung für den Heimarbeitsplatz, wie eine Supportvereinbarung mit der IT-Abteilung des eigenen Unternehmens oder der Vertrag mit einem ortsansässigen IT-Spezialisten. Nur so wird man dauerhaft Worst-Case-Szenarios verhindern können, wie beispielsweise den Ausfall einer dringend benötigten Hard- oder Software.