Es gibt eine ganze Reihe von Faktoren, die über den Erfolg eines Projekts entscheiden. Zu den wichtigsten gehören klare Zielstellungen, die Festlegung der Verantwortlichkeiten, konsistente Kommunikation und ein gutes Ressourcenmanagement. Bei letztem spielt die Zeit eine dominierende Rolle. Vorausschauende Planung, realistische Termine und Fristsetzungen und die Gliederung großer Projekte in Meilensteine bedürfen der Unterstützung durch leistungsfähige Softwaretools. Geteilte Kalender bieten eine effiziente Lösung.
Teamkalender verbessern ganz entscheidend die Zusammenarbeit. Das betrifft insbesondere die Tätigkeit in einer Remote-Umgebung. Grundsätzlich profitieren alle Teamstrukturen vom cloudbasierten Einsatz der Software. Sie ermöglicht die Aktualisierung und schnelle Anpassung von Terminen in Echtzeit, auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. Zusätzliche Funktionen, wie die Ressourcenplanung von Räumen und technischen Geräten sowie ein integrierter Einladungsversand machen die Tools zu einem unentbehrlichen Hilfsmittel des Projektmanagements.
Der folgende Beitrag gibt Tipps und Anregungen, wie durch den effektiven Einsatz geteilter Kalender der Projekterfolg unterstützt werden kann.
Geteilte Kalender können ein mächtiges Werkzeug zur besseren Koordination des Projektmanagements darstellen. Es gibt einige wesentliche Vorteile von gemeinsamen Kalendern, die den Projekterfolg im positiven Sinn beeinflussen. Sichtbarkeit und Transparenz innerhalb eines Teams spielen die entscheidende Rolle für eine reibungslose Zusammenarbeit. Mit dem cloudbasierten Teamkalender, wie ihn zum Beispiel Bitrix24 zur Verfügung stellt, werden die Zeitpläne aller Mitarbeitenden untereinander sichtbar. Das erleichtert die Planung von Meetings, die Zuweisung von Aufgaben auf der Basis der Verfügbarkeit und hilft, Konflikte zu vermeiden.
Eine besondere Bedeutung erlangt der geteilte Kalender als Onlineversion für die Koordinierung von Remote-Teams. Selbst wenn sich die Organisationsform über Zeitzonen hinweg aufteilt, wird die Planung und Verteilung der Arbeitsaufgaben problemlos gewährleistet, da die Zeitunterschiede innerhalb der Terminierung Beachtung finden. Kollaborative Terminplanungswerkzeuge, wie die genannte Software von Bitrix24, verbinden Aufgabenverwaltung und Teamkalender-Management in einer Komplettlösung. Aufgaben, Teilaufgaben, Checklisten und Berichte lassen sich dabei nicht nur einzelnen Mitarbeitenden zuordnen, sondern beim Auftreten von zeitlichen Überschneidungen sorgt eine Funktion dafür, dass eine Aufgabe an andere Teammitglieder mit einem freien Zeitfenster delegiert werden kann. Die Einhaltung von Terminen lässt sich durch die Einrichtung einer Erinnerungsfunktion beeinflussen. In dynamischen Arbeitsumgebungen können sich Pläne ändern. Gemeinsam genutzte Kalender erleichtern die Anpassung von Zeitplänen, Fristen und Prioritäten unter Beachtung der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden.
Geteilte Kalender helfen, die Terminplanung in Projekten zu synchronisieren. Zum Beispiel lässt sich das Tool sehr effektiv zur Organisation von Meetings mit Kunden nutzen. Diesen werden offene Zeitfenster per Link zugestellt. Kommt eine E-Mail zur Bestätigung als iCal-Datei zurück, wird der Termin direkt in den eigenen Kalender eingetragen.
Teamarbeit mit gemeinsamen Kalendern verbessern, bedeutet in erster Linie, die Effizienz der Zusammenarbeit zu steigern. Besonders in Remote-Teams, die über mehrere Zeitzonen verteilt arbeiten und in größeren und interdisziplinär tätigen Strukturen ist die Planung von Teammeetings oft nicht leicht. Geteilte Kalender und die Unterstützung der Software durch leistungsfähige Such- und Filterfunktionen ermöglicht das Finden freier Zeitfenster, um die Teilnahme aller Mitarbeitenden an der Besprechung zu ermöglichen.
Wird keine gemeinsame freie Zeit gefunden, hilft eine Funktion, die zur Integration von Projektmanagement-Kalendern in die Teamzusammenarbeit nicht fehlen sollte: die Kennzeichnung von Prioritäten. Leistungsfähige Tools besitzen zum Beispiel ein Farbsystem, das eine solche Priorisierung zulässt. Damit können wichtige Zeiten blockiert werden, die für die Projektarbeit unbedingt erforderlich sind. Andere Zeiten werden dagegen farblich als weniger dringend eingeordnet und lassen sich gegebenenfalls verschieben. Auf dieser Grundlage wird es dem Organisator ermöglicht, das Meeting durch Zeitverschiebung nicht priorisierter Aufgaben zu beenden. Mit der Bestimmung des Termins wird automatisch eine Einladung verschickt. Diese sollte eine Agenda als Anhang enthalten oder einen Link auf das cloudbasierte Dokumentenmanagementsystem mit der Tagesordnung und weiteren wichtigen Informationen.
Teamproduktivität und gemeinsame Kalender stehen in einem engen Zusammenhang. Wichtige Features dafür sind die Möglichkeit zur Planung wiederkehrender Ereignisse in festen oder variablen Intervallen und die Nutzung von Methoden wie das Timeblocking. Das soll kurz am Beispiel eines nach der agilen Methodik Scrum arbeitenden Projektmanagement-Teams erklärt werden. Dabei werden Sprints innerhalb eines Meilensteins durch regelmäßige Meetings charakterisiert, Daily Scrum und Sprint-Review werden zyklisch terminiert. Durch Änderungen der Anforderungen und im Ergebnis der Retrospektive kann es allerdings dazu kommen, dass die Sprintzyklen angepasst werden müssen.
Erfolgreiches Projektmanagement zeichnet sich durch eine effektive Projektplanung mit Kalendern aus, die für Effizienz bei der Aufgabenverteilung und Transparenz in der Kommunikation sorgen. Geteilte Kalender verdeutlichen jedem Mitarbeitenden eines Projektteams, welche Aufgaben mit welchen Fristsetzungen aktuell anstehen. Teammitglieder werden über die Rolle und Verantwortlichkeiten der anderen Mitarbeitenden in Kenntnis gesetzt.
Durch eine Aktualisierung in Echtzeit, nach dem Abschluss einer Teilaufgabe, wird der Fortschritt des Gesamtprojekts verdeutlicht. Aufgrund der wechselseitigen Kenntnisnahme erhalten Teammitglieder Informationen zur Aufgabenverteilung. Der Projektmanager wird in die Lage versetzt, eine ungleichmäßige Zuweisung der Arbeitsbelastungen zu erkennen, kann zeitnah eingreifen und damit die Effizienz verbessern.
Geteilte Kalender dokumentieren alle geplanten Aufgaben und dokumentieren die Verpflichtungen des gesamten Teams im Rahmen der Projektbearbeitung. Die Kenntnis darüber hilft in Abstimmungsgesprächen während der Teammeetings. Diese verlaufen deutlich produktiver, da alle Mitarbeitenden über den gleichen Informationsstand verfügen.
Kalenderaktualisierungen sind für alle Teammitglieder in Echtzeit verfügbar und transparent. Durch die Transparenz, die geteilte Kalender auch hinsichtlich der Arbeitsauslastung widerspiegeln, entfallen Abfragen zur Verfügbarkeit bei der Zuordnung neuer Aufgaben. Gleiches gilt für die Kommunikation von Fristsetzungen.
Neben der Darstellung aktueller Termine und Fristen eignen sich gemeinsame digitale Kalender zudem für die Dokumentation historischer Projektverläufe. Das ermöglicht, getroffene Entscheidungen zu analysieren und gegebenenfalls zukünftig anzupassen.
Eine wichtige Rolle spielt die Möglichkeit zur Einsichtnahme in die digitalen Terminkalender durch alle Mitglieder des Projektteams bei der Konfliktlösung oder zu deren Prävention. In Kenntnisnahme sich abzeichnender Arbeitsüberlastungen oder Verzögerungen bei Aufgabenstellungen, wie zum Beispiel durch krankheitsbedingten Ausfall von Mitarbeitenden, wird ein rechtzeitiges proaktives Eingreifen ermöglicht. Die Delegation von Teilaufgaben oder Fristverlängerungen bieten Lösungsansätze für die genannte Situation.
Neben der Arbeitsüberlastung bieten auch sich überlappende Verpflichtungen und Termine ein hohes Potenzial für Konflikte und Missverständnisse. Als Beispiel sei die Planung eines wichtigen Meetings genannt, bei dem alle Mitarbeitenden des Projektteams anwesend sein müssen. Ohne die Nutzung eines gemeinsamen Teamkalenders ist die Planung auf die Abfrage der Verfügbarkeit aller Mitarbeitenden angewiesen. Bei ausbleibendem Feedback oder nachträglicher Terminänderung ist das Fehlen einzelner Mitarbeitender fast „vorprogrammiert“. Hier schafft die Nutzung geteilter Kalender Abhilfe.
Mit einer geeigneten Such- bzw. Filterfunktion innerhalb der Kalendersoftware kann zur Planung des Meetings jedes freie Zeitfenster bei allen Mitarbeitenden ermittelt und schließlich ein geeignetes Datum fixiert werden. Eine automatisierte Termininformation wird allen Teammitgliedern zugestellt.
Zusätzlich zur Terminplanung erfolgt die Buchung der für das Meeting benötigten Ressourcen, wie ein Beratungsraum und die benötigte technische Ausstattung. Für die Einladung von Stakeholdern, die nicht dem Unternehmen zugehörig sind, ist die Interaktion mit häufig genutzten und frei zugänglichen Kalendern, wie ihn zum Beispiel Google anbietet, von Vorteil. Termin und Einladung zum Meeting können in diesem Fall in den Kalender des Fremdanbieters exportiert werden.
Organisationswerkzeuge für Projekte, die der Verfolgung von Fälligkeitsterminen dienen, nutzen eine Kombination mehrerer leistungsfähiger Softwaretools. Ihre Integration ermöglicht die Synchronisierung zwischen Fristen und Aufgaben und optimiert damit das Workflow-Management. Eine zentrale Rolle nimmt dabei die Terminplanung durch geteilte Kalender und die Zeiterfassung aller mit der Erreichung des Projektziels in Verbindung stehenden Tätigkeiten ein.
Das soll am Beispiel eines Sprints innerhalb des agilen Projektmanagements erläutert werden. Im Sprint Planning werden Aufgaben priorisiert und an die Entwickler zugewiesen. Die Fälligkeit wird mit dem Ende des Sprints abgeschlossen und im digitalen Kalender vermerkt. Durch die Verknüpfung von Terminkalender und Zeiterfassung bei der jeweiligen Tätigkeit ist der Product Owner stets darüber informiert, ob sich die aktuelle Aufgabenstellung innerhalb des dafür definierten Zeitfensters bewegt oder ob Verzögerungen zu erwarten sind. Moderne Tools verknüpfen zudem die Zeiterfassung mit der Möglichkeit zur Erstellung von Arbeitsberichten. Diese wiederum können der Dokumentation für den Sprint-Review dienen. Das Beispiel verdeutlicht den Nutzen, den kollaborative Terminplanungswerkzeuge durch die Integration in eine komplexe Projektmanagement-Software erbringen.
Geteilte Kalender eignen sich auch unabhängig von der Integration in eine Softwareplattform zur Darstellung von Fälligkeitsterminen und Lieferfristen. So lassen sich Projektmeilensteine oder das Datum zur Abgabe eines Zwischenberichts mit Farbcodes, denen verschiedene Prioritätsstufen zugeordnet sind, hervorheben. Teammitglieder erhalten dadurch stets einen visuellen Eindruck über heranrückende Ereignisse. Eine Erinnerungsfunktion kann die visuelle Veranschaulichung unterstützen.
Gemeinsam genutzte Kalender bieten zudem die beste Möglichkeit dafür, dass allen Teammitgliedern neu hinzugefügte oder geänderte Fristen sofort bekannt gemacht werden. Die Benachrichtigung über zusätzliche Kommunikationswege, wie E-Mails oder Messenger-Dienste, entfällt.
Die Einsichtnahme in Teamkalender ermöglicht dem Projektmanager eine schnelle Identifizierung freier Zeitfenster von Mitarbeitenden für die Zuweisung von Aufgaben durch neue Anforderungen oder als Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse.
Agiles Projektmanagement zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an veränderte Anforderungen aus. Das setzt aber den Einsatz geeigneter Technologien voraus, die eine schnelle Reaktion ermöglichen. Wenn, zum Beispiel, das Entwicklerteam auf Feedbacks der Kunden angewiesen ist, um das Ergebnis des letzten Sprints unter Praxisbedingungen zu testen, müssen unter Umständen kurzfristige Termine mit den Anwendenden abgestimmt werden. Dabei ist eine Verknüpfung zwischen Kalender und CRM-System (Customer Relationship Management) sehr hilfreich. Über das CRM können Kunden einen verfügbaren Termin innerhalb freier Zeitfenster des Terminkalenders auswählen und erhalten eine direkte Bestätigung. Innerhalb kürzester Zeit lassen sich mehrere Termine bei verschiedenen Anwendenden vereinbaren. Die im Ergebnis der Gespräche ausgelösten Tests führen zu Feedbacks, die wiederum im CRM gespeichert werden. Durch die Auswertung der gesammelten Ergebnisse lassen sich Schlussfolgerungen für die Entwickler ableiten, die gegebenenfalls in geänderten Aufgabenstellungen münden. In diesem Fall kann das Projektteam beim nächsten Sprint Planning eine Neuzuweisung personeller Ressourcen vornehmen und diese im Terminkalender verankern.
Eine andere Art, die zur schnellen Neuzuweisung von Ressourcen führen muss, ist das Eintreten unvorhergesehener Ereignisse. Diese können zum Beispiel durch Katastrophenfälle wie Unwetter oder dem plötzlichen Ausfall eines Lieferanten eintreten. Im ersten Fall müssen vielleicht Mitarbeitende zur Schadensbeseitigung herangezogen werden. Geteilte Kalender ermöglichen dem Management anhand von Aufgabenprioritäten der Projektarbeit, bestimmte Teammitglieder zeitweilig abzuziehen. Ein Lieferantenausfall setzt den Fokus bei der Projektbearbeitung neu und muss Kapazitäten für das Finden alternativer Lösungen freisetzen.
Das Teamkalender-Management besitzt neben einer Reihe weiterer Vorteile einen ganz entscheidenden: Durch die Sicht auf gemeinsame Verpflichtungen und Aufgaben des Teams werden sich die Mitglieder der Verantwortung zur Einhaltung von Terminen bewusst. Das trägt zur Stärkung des individuellen Pflichtbewusstseins bei. Besonders im agilen Projektmanagement bietet diese Verfahrensweise, gepaart mit dem Einsatz eines entsprechend leistungsfähigen digitalen Kalenders, gute Chancen zur Produktivitätssteigerung.
Die Möglichkeit zur Pflege der eigenen Aufgaben und Verfügbarkeiten begünstigt die Einhaltung der vorgegebenen Fristen. Wenn alle Aufgabenstellungen des gesamten Teams im Kalender sichtbar sind, fördert das die Transparenz bei der Aufteilung der Arbeitsbelastung. Die Teammitglieder werden auch über ihren Anteil an der Erfüllung der Projektziele informiert. Verantwortungsbewusst handelnde Mitarbeitende beteiligen sich in der Regel aktiv an der kollaborativen Verteilung von Arbeitsaufgaben. Durch die Kommunikation der eigenen Verfügbarkeit, besonders beim Auftreten freier Zeitfenster, sorgen diese Mitarbeitenden für eine ausgewogene Arbeitslast innerhalb des Teams.
Eigenverantwortung stärkt die proaktive Kommunikation. Durch die selbständige Aktualisierung ihrer Zeitpläne im Kalender werden die Teammitglieder auf sich abzeichnende Verzögerungen und Problemen bei der gemeinsamen Bearbeitung von Aufgaben aufmerksam. Eine rechtzeitig angeregte Diskussion darüber schafft Lösungsmöglichkeiten und vermeidet Konflikte.
Aktive Kommunikation trägt zudem zur Priorisierung von Aufgaben bei und fördert die für einen reibungslosen Arbeitsablauf notwendige Anpassung von Zeitplänen.
Auf eine weitere wichtige Eigenschaft soll in diesem Zusammenhang hingewiesen werden: Verantwortungsbewusst handelnde Mitarbeitende werden sich beim Eintreten unvorhergesehener Ereignisse, die Fristen und Projektziele in Gefahr bringen, engagiert in die Suche nach Lösungen einbringen und bei der Anpassung von Terminplänen mitwirken.
Gemeinsame Kalender verbessern die Kommunikation in Projektteams, indem sie die Transparenz erhöhen und die Zusammenarbeit verbessern. Die Verfügbarkeit aller Termine des Projektteams erleichtert die Aufgabenzuweisung, vermeidet Terminüberschneidungen und verhindert Konflikte und Missverständnisse. Gemeinsame Kalender sind durch die Einsparung zusätzlicher Tools sehr effizient bei der Informationsübermittlung.
Zu den besten Praktiken für das Management eines gemeinsamen Projektkalenders gehört die an die Bedürfnisse des Teams angepasste Auswahl der richtigen digitalen Tools, die Festlegung eindeutiger Regeln bei der Verwendung des Kalenders, eine regelmäßige und zeitnahe Aktualisierung mit Kategorisierung und Termin-Priorisierungen.
Gemeinsame Kalender können mit anderen Projektmanagement-Tools integriert werden und dabei helfen, die Arbeit effizienter und produktiver zu gestalten. Die beste Möglichkeit besteht darin, einen Kalender zu nutzen, der direkt zur Projektmanagementsoftware gehört.