Durch den Begriff Mikromanagement wird ein Führungsstil charakterisiert, der von fehlendem Vertrauen geprägt ist. Teammanager haben das Bedürfnis, jeden einzelnen Arbeitsprozess zu überwachen, mit dem Ziel der Detailkenntnis und Möglichkeit zur Einflussnahme. Die permanente Kontrolle jeder Mitarbeitertätigkeit erfordert viele Abstimmungsschleifen, was wiederum mit hohem Zeitaufwand verbunden ist.
Die Motivation zu einem derartigen Führungsstil resultiert aus dem Hang zum Perfektionismus, an sich keine schlechte Eigenschaft. Nur lässt sich dieser im modernen Projektmanagement, das durch eine Vielzahl kurzfristig zu treffender Entscheidungen, die hohes fachliches Wissen erfordern, kaum noch realisieren.
Auf welchen Ursachen beruht Mikromanagement?
Wichtigster Grund für das Bedürfnis zur ständigen Kontrolle sind fehlende Informationen. Manager haben das Gefühl, nicht ausreichend in Kenntnis gesetzt zu werden. Ein wirkungsvolles Kommunikationskonzept wird durch ständige Kontrolle jedes Arbeitsschrittes ersetzt. Denn schließlich besitzt auch ein Projektmanager Vorgesetzte, denen er rechenschaftspflichtig ist. Daraus entsteht ein Leistungsdruck. Durch einen permanenten Überwachungsprozess sollen die Informationen für die Berichterstattung gesammelt werden. An sich möchten Mikromanager gute Führungskräfte sein und durch eine enge Zusammenarbeit das Team unterstützen. Nur erreichen sie meistens das Gegenteil.
Das typische Verhalten eines Mikromanagers wird gekennzeichnet durch seine zwanghafte Vorliebe zur Kontrolle, Ungeduld, wenn die Projektarbeit – resultierend aus den vielen Feedbackschleifen – nicht schnell genug vorangeht und dem Unvermögen, Verantwortung abgeben und Aufgaben delegieren zu können. Daraus resultiert häufig eigener Stress, Ermüdung und nicht selten ein Burnout.
Mikromanagement hat sowohl fatale Auswirkungen auf den Vorgesetzten selbst, als auch auf die Teammitglieder. Besonders intrinsisch motivierte Mitarbeiter leiden unter dem Führungsstil. Ihr Wunsch nach Autonomie und dem Streben nach Selbstverwirklichung lässt sich nicht umsetzen. Sie zweifeln schließlich am Sinn der eigenen Arbeit.
Über negative Auswirkungen von Mikromanagement informiert der folgende Artikel umfassend. Zugleich wird ein kurzer Ausblick auf Maßnahmen gegeben, die zur Abhilfe beitragen können.
Eine permanente Kontrolle der laufenden Arbeiten durch Führungskräfte signalisiert dem Mitarbeiter vor allem eines: mangelndes Vertrauen. Wenn das eigene Schaffen keine Wertschätzung erhält, wirkt das demoralisierend. Die intrinsische Motivation leidet und kommt schließlich völlig zum Erliegen. Spätestens dann, wenn sich Mikromanagement, wie diese Form der Arbeitsüberwachung auch gern bezeichnet wird, auf das gesamte bezieht, wirkt sich das negativ auf die Projektarbeit aus. Selbst die besten Tools zur Produktivitätssteigerung können jetzt nicht mehr helfen. Mikromanagement und Produktivität passen nicht zueinander. Gewinnen die Teammitglieder den Eindruck, dass ihr Vorgesetzter ihnen nicht vertraut, bringen sie ihm ebenfalls kein Vertrauen entgegen. Zudem wird die Teamzusammenarbeit erschwert, da jeder nur auf die Vermeidung eigener Fehler fixiert ist.
Sinkende Mitarbeitermoral und Mikromanagement gehen einher. Negative Auswirkungen äußern sich in mangelnder Zufriedenheit mit der eigenen Tätigkeit, die häufig stressbedingt zu erhöhten Fehlzeiten durch Krankschreibung und schließlich zur Kündigung führt. Die permanente Form der Arbeitsüberwachung gilt als einer der drei wichtigsten Gründe für die Mitarbeiterfluktuation. Untersuchungen belegen, dass 70 % der Arbeitnehmer aufgrund von Mikromanagement daran denken, zu kündigen, 30 % gehen diesen Schritt tatsächlich.
Besonders hoch qualifizierte Teammitglieder kennen ihren Wert für den Arbeitsmarkt und besitzen deshalb oft das notwendige Selbstvertrauen, den Arbeitgeber zu verlassen. Mitarbeiterfluktuation durch Mikromanagement kommt einem Unternehmen teuer zu stehen. Sie führt zu einem starken Anstieg der Rekrutierungskosten und Ausgaben für das Onboarding.
Abhilfe kann in einem solchen Umfeld nur das Wiedergewinnen von Vertrauen aller Teammitglieder durch konsistente Kommunikation mit der Möglichkeit zu offenen Feedbacks schaffen.
Innovation ist einer der wichtigen Stützpfeiler für den wirtschaftlichen Erfolg jedes Unternehmens. Nur die ständige Weiterentwicklung und Verbesserung des eigenen Produktportfolios bietet die Chance, sich dauerhaft im Wettbewerb zu behaupten. Geschäftswachstum und Mikromanagement sind allerdings unvereinbar. Die permanente Kontrolle jeder Detailaufgabe unterdrückt die Kreativität und behindert damit die Innovation.
Führungskräfte, die dem Mikromanagement vertrauen, benötigen Kontrolle, weil sie erfolgsorientiert auf Perfektionismus und die bis ins Kleinste geplante Organisation jeder Aufgabenstellung bauen. Gepaart mit dem Einsatz leistungsfähiger Softwaretools zur Aufgabenverwaltung ist dies zunächst kein schlechter Ansatz. Er funktioniert allerdings nur, wenn er gut ausbalanciert und mit Augenmaß umgesetzt wird. Kreativität erfordert Experimente. Diese sind nicht zwangsläufig mit einem Erfolg verbunden. Wenn sich Projektteams ständig überwacht fühlen, werden sie weniger oder überhaupt nicht dazu bereit sein, Risiken einzugehen und Fehler zu machen. Initiative geht verloren, die Innovation besitzt kaum noch eine Chance. Denn bei Innovationen geht es fast immer um Versuch und gelegentliches Scheitern. Wenn die Angst vor dem Scheitern allerdings bei jeder Aufgabenstellung wie ein Damoklesschwert über dem Projektteam schwebt, wird es die Mitarbeiter davon abhalten, mit den neuen Ansetzen und Konzepten zu experimentieren. In einer derartigen Umgebung wird zudem der Wert jedes Brainstormings eingeschränkt.
Um Innovationen zu fördern, müssen Führungskräfte ihren Teammitgliedern Vertrauen entgegenbringen, verbunden mit der Möglichkeit zur Selbstorganisation, einer grundlegenden Voraussetzung zur Überwindung von Mikromanagement am Arbeitsplatz.
Ineffiziente Ausnutzung der Arbeitszeit – sowohl für Führungskräfte, als auch für die Mitarbeiter eines Projektteams – ist eine nicht zu unterschätzende Auswirkung übermäßiger Kontrolle. Da die Arbeitszeit eine der wichtigsten Ressourcen darstellt, beeinträchtigen die Kosten von Mikromanagement in Unternehmen die Produktivität in erheblichem Maß.
Mikromanagement erfordert für die Führungskraft einen hohen Zeitaufwand, um die Arbeit eines Projektteams vollständig zu überwachen. Bei der Notwendigkeit, sich detailliert mit den einzelnen Aufgaben – auch fachlich – auseinanderzusetzen, kann der Fokus auf die Zielsetzung des Projekts verloren gehen. Es bleibt wenig Zeit für strategische Überlegungen, die Kommunikation in Form von Brainstormings tritt in den Hintergrund.
Für die Teammitglieder bedeutet Mikromanagement in vielen Fällen verminderte Effizienz. Der Aufgabenfortschritt ist in regelmäßigen, meistens kurzen Abständen zu melden. Vor dem nächsten Arbeitsschritt muss die Genehmigung des Projektmanagers eingeholt werden, was wiederum eine Kontrolle durch Letztgenannten voraussetzt. Eine solche Verfahrensweise geht zudem nicht selten mit der schriftlichen Dokumentation einher. Zwar können Automatisierungstools bei der Erstellung von Berichten und Einholung von Genehmigungen die Arbeit erleichtern, für eine wirklich produktive Arbeit sind sie in diesem Zusammenhang aber nur bedingt hilfreich.
Mikromanagement führt zudem zur Redundanz. Teams, die der permanenten Überwachung unterliegen, werden jede Teilaufgabe selbst kontrollieren, ehe sie eine Genehmigung zur Fortführung der Arbeit einholen. Die engmaschige Überprüfung durch Führungskräfte muss deshalb als Ressourcenverschwendung betrachtet werden.
Um der durch Mikromanagement verursachten Ineffizienz entgegenzuwirken, ist es von besonderem Wert, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kontrolle und eigenverantwortlicher Teamarbeit zu finden.
Mikromanagement ist anstrengend. Das bekommen auch die Führungskräfte zu spüren, die sich selbst in der Kontrollfunktion etabliert haben. Besonders die ständige Überwachung eines größeren Teams führt zu Zeitnot, Stress und kann schließlich im Burnout enden. Der Manager-Burnout wirkt sich unmittelbar auf die Mitarbeiter aus. Die meisten Führungskräfte lassen ihren Frust an den Mitarbeitern aus. Der entstehende Stress am Arbeitsplatz durch Mikromanagement ist für jedes Unternehmen schädlich, vor allem aus wirtschaftlicher Sicht. Burnout ist ein Teufelskreis, der das körperliche und geistige Wohlbefinden der einzelnen Mitarbeiter schwächt und dem Teamzusammenhalt schadet.
Teamarbeit in ständiger Überwachung wird durch einen permanenten Druck gekennzeichnet, die perfekte Leistung erbringen zu müssen. Die Überprüfung jeder einzelnen Tätigkeit schafft eine Atmosphäre, in der sich Mitarbeiter dem Stress ausgesetzt sehen, für den kleinsten Fehler abgemahnt zu werden. Aus der Kontrolle resultierendes mangelndes Vertrauen führt zudem dazu, dass die Teammitglieder ihre eigenen Fähigkeiten infrage stellen. Sie wurden zwar aufgrund ihrer fachlichen und menschlichen Qualitäten einem Projekt zugeteilt, die Art der Führung lässt sie aber an sich zweifeln. Denn, wer als kompetent und fachlich versiert eingestuft ist, muss sich nicht jede kleinste Aufgabe genehmigen lassen und danach zur Kontrolle vorlegen. Mikromanagement erzeugt häufig negative Rückkopplungsschleifen. Kritik und Korrekturen konzentrieren sich auf Fehler der Mitarbeiter, statt auf Erfolge.
Wie bereits in den Abschnitten zuvor genannt, ist die Förderung einer offenen Kommunikation und Vertrauen zu den Mitarbeitern durch mehr Autonomie, die beste Möglichkeit, um Stress abzubauen und Burnouts zu vermeiden.
Fühlen sich Mitarbeiter während ihrer täglichen Arbeit permanent überwacht, werden sie sich nahezu ausschließlich auf die ihnen gerade zugeteilte Tätigkeit konzentrieren. Die Beteiligung an Entscheidungsprozessen über den Fortgang der Projektarbeit treten in den Hintergrund. Fehlende Motivation führt dazu, dass Entscheidungen ausschließlich dem Management überlassen werden. Da dieses allerdings stark mit Kontroll- und Überwachungsaufgaben beschäftigt ist, kann es zum Qualitätsverlust bei der Umsetzung der Aufgabenstellungen kommen.
Mikromanagement führt zu verpassten Chancen für den Entscheidungsprozess. Diese werden ausschließlich aus der Sichtweise des Projektleiters getroffen. Wertvolle Hinweise aus dem Team gehen verloren. Die Perspektive eines Einzelnen ist zwangsläufig eingeschränkt. Durch die Konzentration auf die Überwachung der gerade laufenden Tätigkeiten gerät zudem das Projektziel aus dem Fokus. Entscheidungen werden nur kurzfristig innerhalb des anstehenden Meilensteins getroffen. Einwände oder alternative Standpunkte gibt es nicht.
Nicht selten kommt es zudem wegen fehlender fachlicher Kompetenz der Führungskraft bei speziellen Anforderungen zu Verzögerungen, da zunächst die qualifizierte Grundlage für eine Entscheidung gesucht werden muss.
In diesem Umfeld neigen Mikromanager häufig dazu, Projekte in bekannter Art und Weise zu bearbeiten und Risiken zu meiden. Hier tritt ein offensichtlicher Konflikt zutage: Mikromanagement vs. effektive Führung. Denn beides steht im Widerspruch. Übermäßige Kontrolle ermöglicht kein effektives Management und auch keine innovativen Entscheidungen. Verzögerungen und Entscheidungen nach bekanntem Muster beeinträchtigen jedoch die Agilität eines Unternehmens und führen zu Wettbewerbsnachteilen.
Mikromanagement ist unter anderem dadurch geprägt, dass es für nahezu alle Arbeitsprozesse Regelungen und Vorschriften gibt, deren Einhaltung kontrolliert wird. Das behindert den Aufbau einer Unternehmenskultur, die auf Zusammenarbeit durch offene Kommunikation setzt. Zukunftsorientierte und kohäsive Teamarbeit bildet die Basis für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens, perfektionierte Kontrollmechanismen finden darin keinen Platz. In einer vom Mikromanagement geprägten Arbeitsumgebung dominiert die wirtschaftliche Zielvorgabe, menschliche Aspekte zur Erreichung der Ergebnisse treten in den Hintergrund. Administrative Eingriffe in den Arbeitsprozess sind in der Regel durch ein unpersönliches Verhalten geprägt. Das Ignorieren konstruktiver Vorschläge und Hinweise zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und -bedingungen kann zu einer toxischen Arbeitsatmosphäre führen, die jeder Unternehmenskultur abträglich ist.
Eine wirkliche Teamarbeit ist unter diesen Bedingungen nicht zu verwirklichen, vielmehr konterkarieren folgende Faktoren die Zusammenarbeit:
Um irreparable Schäden an einer bestehenden Unternehmenskultur zu verhindern, ist die Überwindung von Mikromanagement am Arbeitsplatz unumgänglich. Statt übermäßiger Kontrollen sollten Manager auf das Prinzip der Eigenverantwortung unter konsistenter Kommunikation setzen. Die Einführung geeigneter Softwaretools zur Mitarbeiterführung unterstützt die administrativen Prozesse der Aufgabenverwaltung und gewährleistet gesicherte Aussagen zu den Arbeitsergebnissen.
Wenn die Kundenbeziehung leidet und die Zufriedenheit der Konsumenten sinkt, liegt es oft nicht an den fehlenden technischen Möglichkeiten, sondern den Human Resources des Unternehmens. Leistungsfähige CRM-Systeme gestatten es in einem modernen Arbeitsumfeld, Leads zu generieren, mit Kunden zu kommunizieren, Aufträge abzuschließen und auf Serviceanfragen schnell und flexibel zu reagieren. Um das Marketing zu unterstützen, stehen integrierte Tools zur Verfügung, die auf die Kundenwünsche zugeschnittene segmentierte E-Mail-Kampagnen erstellen können, um an dieser Stelle nur ein Beispiel zu nennen.
Der Einsatz der technischen Möglichkeiten setzt allerdings eines voraus: den Entscheidungsträger, der die entsprechenden Aktionen initiiert.
Mikromanagement behindert die Zusammenarbeit mit dem Kunden. Wenn jede Handlung zunächst durch einen Vorgesetzten bestätigt werden muss, führt das zu verzögerten Antworten, Angeboten oder Servicereaktionen. Hinzu kommt, dass aus spezifischen Bedürfnissen – basierend auf einem aktuellen Gespräch – keine unmittelbare Anpassung gefundener Lösungen erfolgen kann. Das bedeutet eingeschränkte Flexibilität und letztlich einen inkonsistenten Service.
Vorgenannte Verhaltensweisen erzeugen beim Kunden eine negative Wahrnehmung. Schnell wird das Gefühl entstehen: „Mir wird hier nicht oder nur sehr zögerlich geholfen“. Darunter leidet nicht nur das Ansehen von Vertrieb und Service, sondern das gesamte Renommee des Unternehmens.
Welche Lösung kann es für das Problem geben? Autonomie vs. Mikromanagement im Geschäftsbetrieb fördert den Aufbau einer kundenorientierten Unternehmenskultur. Nur eine Ermutigung der Mitarbeiter in Service und Vertrieb, Selbstverantwortung in der Kundenbeziehung zu übernehmen, gewährleistet die stetige Verbesserung des Kundenerlebnisses.
Mikromanagement beeinflusst die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter tendenziell negativ. Abgesehen von Einzelfällen, führt eine permanente Mitarbeiterüberwachung zu verminderter Kreativität und daraus resultierend weniger Innovation und zu einer geringeren Produktivität. Mitarbeiter leiden unter Stress und Burnout, was sich wiederum in einer hohen Fluktuationsrate äußert.
Mikromanagement hat langfristig negative finanzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen, vor allem durch verminderte Produktivität wegen fehlender Innovationen und höhere Betriebskosten durch Zeitverschwendung aufgrund von Wartezeiten bei ständigen Genehmigungsprozessen. Hinzu kommen steigende Ausgaben für Recruiting und Onboarding aufgrund einer hohen Mitarbeiterfluktuation.
Wie können Unternehmen vom Mikromanagement zu einem inspirierenderen Führungsstil wechseln?
Der Übergang eines Unternehmens vom Mikromanagement zu einem inspirierenderen Führungsstil erfordert die Umsetzung einer ganzen Reihe von Maßnahmen. Dazu gehören besonders: