Die Grundsätze und Methoden der Projektarbeit entwickeln sich ständig weiter. Deshalb ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben und Projektmanagementansätze zu wählen, die wirklich Erfolg versprechen. In diesem Artikel haben wir Projektmanagement-Tipps zusammengestellt, die solche Themen wie eine effektive Methodik, geeignete Software und die Bedeutung einer etablierten Teamkultur behandeln.
Unabhängig von der verwendeten Methode basiert ein erfolgreiches Projektmanagement auf der Festlegung messbarer Ziele und der Erstellung eines detaillierten Projektplans, kombiniert mit einer ständigen Verfolgung des Projektfortschritts und einer Termin- und Budgetüberwachung.
Projektmanagement ist der gesamte Prozess der Planung, Verwaltung und Umsetzung eines Arbeitsprojektes. Dies setzt voraus, dass Sie messbare Ziele festlegen, Risiken berücksichtigen und qualitativ hochwertige Ergebnisse innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens gewährleisten.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, um die Produktivität der Projektbearbeitung zu steigern. Zu den wichtigsten Maßnahmen zählen eine gute Planung, das Setzen klarer Prioritäten, eine umfassende Kommunikation bei der Teamarbeit, die Vermeidung von Ablenkungen und Prokrastination (Aufschieben unangenehmer Aufgaben) sowie das Delegieren.
Die Effizienz ist das Verhältnis zwischen den eingesetzten (finanziellen) Ressourcen und dem erzielten Nutzen, das somit die Wirtschaftlichkeit des Projektmanagements kennzeichnet. Ein anerkannter Grundsatz besagt, dass 80 % der verfügbaren Ressourcen ausreichen, um die höchste Effizienz zu erreichen. Die restlichen 20 % sollten in Reserve gehalten werden, um flexibel auf Projektänderungen reagieren zu können.
Zu den wichtigsten Projektmanagement-Tipps gehört die Festlegung von Zielen. Sie sind eine grundlegende Voraussetzung für eine effektive Zusammenarbeit im Team. Ziele müssen messbar und nachvollziehbar gesetzt werden. Die SMART-Methode ist dafür sehr gut geeignet. Das Akronym steht für spezifisch (specific), messbar (measurable), erreichbar (accessible), realistisch (realistic) und zeitgebunden (time-bound).
Effektive Zusammenarbeit erfordert eine hohe Motivation jedes einzelnen Mitarbeitenden. Deshalb ist es notwendig, alle Teammitglieder in die Zielsetzung einzubeziehen, zum Beispiel durch ein Brainstorming vor Beginn des Projektes.
Umfangreiche Projekte bestehen aus einer Vielzahl zu erledigender Aufgaben. Um geplante Ziele erreichen zu können, müssen alle Aufgabenstellungen zunächst erfasst und priorisiert werden. Dabei kommt dem kritischen Pfad eine große Bedeutung zu.
Bei diesem Konzept werden alle Aufgaben aneinandergereiht, und erst wenn eine Aufgabe erledigt wird, kann die nächste begonnen werden. Der kritische Pfad führt zu einer kürzestmöglichen Projektlaufzeit. Als technische Hilfsmittel für eine bessere Überwachung dieser Aufgaben eignen sich Kanban-Boards.
Eine gute Kommunikation im Team sichert die Transparenz innerhalb der Projektprozesse und sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten die gleichen Ziele verfolgen. Die Bereitschaft, Wissen zu teilen, fördert Vertrauen und Motivation. Bei der Übermittlung von Informationen geht es nicht nur um den Inhalt, sondern auch um die Art und Weise, in der er übermittelt wird. Aus diesem Grund ist die Wahl der geeigneten Kommunikationstools einer der Projektmanagement-Tipps, die unbedingt berücksichtigt werden sollten.
Eine richtige Software auszuwählen ist einer der essenziellen Projektmanagement-Tipps. Ohne digitale Tools ist die erfolgreiche Projektarbeit im Jahr 2023 kaum noch vorstellbar. Moderne Lösungen unterstützen verschiedene Methoden, wie Wasserfall, Kanban, Scrum und hybride Methoden. Außerdem ist es wichtig, dass diese Plattformen Ihnen die Features zum Delegieren von Aufgaben, zur Visualisierung der Projektabläufe, Berichterstellung, Terminplanung, Zeitverfolgung, Team-Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung bieten. Bitrix24 stellt Ihnen all diese Features mit seinem smarten Projektmanagement bereit.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert gut strukturierte Projektpläne. Diese sind eine wichtige Voraussetzung für eine fristgerechte Umsetzung der Projektziele im Rahmen des vorgesehenen Budgets. Mit einer leistungsfähigen Projektmanagement-Software lassen sich alle Aufgaben in einen Zeit- und Ressourcenplan eintragen, bevor das Projekt startet. Komplexe Aufgaben, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, können in Teilaufgaben unterteilt werden und ermöglichen so eine bessere Kontrolle des Prozesses. Moderne Planungstools erlauben zudem eine Verknüpfung zwischen den Aufgaben und dem Terminkalender jedes Mitarbeitenden. Damit wird auch die Erstellung individueller Zeitpläne ermöglicht.
Ein perfektes Tool für Aufgaben- & Projektmanagement.
Die kontinuierliche Kontrolle des Projektfortschritts ist ein wesentlicher Teil der Projektverwaltung. Zeitverfolgung und Budgetüberwachung besitzen dabei oberste Priorität. Werden Abweichungen von den Planvorgaben festgestellt, müssen Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Wie kann ein Controlling erfolgen? Zunächst werden Meilensteine und Metriken, wie beispielsweise Ertragswert, Zeitplanabweichung, Kostenabweichung oder Kostenleistungsindex, definiert. Beim Erreichen eines Meilensteins werden die Metriken im Teammeeting ausgewertet. Die Visualisierung mit Gantt-Diagrammen hilft Ihnen, den aktuellen Stand des Projekts zu ermitteln und frühzeitig zu erkennen, ob Sie Anpassungen am Projekt vornehmen sollten.
Die Anerkennung von Leistungen ist ein wichtiger Faktor der Teammotivation. Nicht erst zum Projektabschluss, sondern bereits bei der rechtszeitigen Erreichung von Meilensteinen ist ein Lob des Teamleitenden angebracht. Wöchentliche Meetings bieten eine gute Möglichkeit, jedem Mitarbeitenden Feedback zu seinen Arbeitsergebnissen zu geben und besondere Leistungen zu würdigen. Gleichzeitig bietet sich hier eine weitere Chance zur Teammotivation, nämlich die Stärkung der Innovationskraft, wenn Mitarbeitende Ideen und Vorschläge einbringen können, die bei der Projektarbeit Berücksichtigung finden.
Damit unerwartete Herausforderungen und daraus resultierende Veränderungen in einer durch schnelle Innovationszyklen gekennzeichnete Welt bewältigt werden können, bedarf es Flexibilität. Eine Möglichkeit dafür bietet der Einsatz einer Methode, die als Rolling Wave Planning bekannt ist. Dabei wird zunächst nur die unmittelbar bevorstehende Aufgabe detailliert geplant, andere Projektphasen werden nur skizziert. Weitere exakte Planungen erfolgen immer erst mit der Aufgabenerfüllung. Ein anderer Ansatz nutzt die Flexibilitätsmatrix, die auf eine stetige Optimierung von Projektumfang (Scope), Ressourcen (Cost) und aufgewendeter Zeit (Time) setzt.
Zur erfolgreichen Projektarbeit gehört das Erkennen von Risiken. Die Planung lässt oft unterschiedliche Einflussfaktoren, die zum Projektstart nicht bekannt sind, unberücksichtigt. Deshalb muss der Ressourcenverbrauch ständig kontrolliert werden. Bei der Anpassung der Arbeitslast Ihrer Mitarbeitenden werden Sie von einer geeigneten Software für Personalmanagement unterstützt. Das geplante Budget während der Projektbearbeitung können Sie mit einer Kostentrendanalyse leicht überwachen. Die dazu eingesetzte Earned Value Analyse vergleicht die Planvorgaben des Projektes mit den erzielten Ergebnissen bezüglich Kosten und Bearbeitungszeit. Der Einsatz solcher Methoden ist deshalb einer der wichtigsten Projektmanagement-Tipps.
Feiern Sie mit Ihrem Team den erfolgreichen Abschluss eines Projekts. Gemeinsame Aktivitäten fördern den Zusammenhalt und vermitteln jedem Mitarbeitenden das Gefühl, am Erfolg beteiligt gewesen zu sein. Jeder möchte Teil eines leistungsfähigen Teams sein. Wer sich gut integriert fühlt, ist motiviert und wird viel mehr dazu bereit sein, sich mit vollem Engagement kommenden Aufgaben zu widmen. Bei einem Teamevent kommen sich zudem Teammitglieder persönlich näher und bauen Vertrauen zueinander auf.
Ein guter Projektmanager oder eine gute Projektmanager•in weiß, wann er bzw. sie selbst die Verantwortung übernehmen muss, und wann Aufgaben – verbunden mit der zugehörigen Verantwortlichkeit – an Mitglieder des Projektteams delegiert werden können. Mit der Übertragung von Verantwortung, deren Grundlage ein Vertrauensverhältnis sein sollte, steigt die Motivation des Mitarbeitenden, da seine Arbeitsleistungen auf diese Weise anerkannt werden können. Einer der empfehlenswerten Projektmanagement-Tipps ist die Delegation von Aufgaben bei gleichzeitiger Übertragung der Verantwortung, die Stärken und besondere Fähigkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigt.
12. Mit agilen Methoden die Anpassungsfähigkeit von Projekten sichern
Das Grundprinzip agiler Methoden besteht in der Flexibilität bei der Projektbearbeitung, die es ermöglicht, auf die Veränderung von Kundenwünschen oder des Marktes schnell reagieren zu können. Die beiden wichtigsten agilen Techniken heißen Scrum und Kanban. Scrum setzt auf eine schrittweise Projektentwicklung in abgeschlossenen Phasen – die als Sprints bezeichnet werden – mit regelmäßigen Feedbackschleifen. Kanban-Boards visualisieren den aufgabenbezogenen Projektfluss. Alle Arbeitsaufgaben werden – im einfachsten Fall – in die Phasen "zu beginnen", "in Bearbeitung" und "erledigt" aufgeteilt.
Meetings sind Teil der Teamarbeit. Zu den wirkungsvollen Projektmanagement-Tipps in diesem Zusammenhang gehört: Solche Treffen sind nur dann sinnvoll, wenn sie über eine klar strukturierte Agenda verfügen und zu einem produktiven Ergebnis mit nachvollziehbaren Schritten führen. Produktive Meetings erfordern einen festen Zeitrahmen mit den wichtigsten Inhalten zu Beginn der Tagesordnung. Weitere wesentliche Punkte für den Erfolg sind die Festlegung der Ziele des Meetings, der Input der Teilnehmenden und die Protokollierung der Ergebnisse zur späteren Erfolgskontrolle.
Ein perfektes Tool für Aufgaben- & Projektmanagement.
Im Projektmanagement gibt es häufig Aufgaben, die sich von Projekt zu Projekt wiederholen. Um solche Prozesse rationell und mit hoher Effizienz bearbeiten zu können, kommen Checklisten und Vorlagen zum Einsatz. In Checklisten werden einzelne Aufgabenschritte strukturiert und dokumentiert. Damit wird gewährleistet, dass kein wichtiger Arbeitsschritt übersehen wird. Ihre wiederkehrenden Projektabläufe lassen sich in Vorlagen abspeichern, die bei Bedarf wiederholt verwendet werden können, was eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt.
Jede moderne Projektmanagement-Lösung muss über ein digitales Dokumentenmanagementsystem verfügen. In diesem wird die gesamte Projektdokumentation sicher gespeichert. Dabei geht es nicht nur um die Textablage. Auch Kalkulationstabellen, grafische Darstellungen, Fotos sowie Video- und Audiodateien sollten hier organisiert abgelegt werden. Immer mehr Projektmitarbeitende arbeiten ortsunabhängig. Einer der wichtigen Projektmanagement-Tipps ist deshalb, eine Cloud-Lösung für die Dateiablage zu verwenden, um jedem Teammitglied den Remote-Zugriff auf die benötigten Dokumente zu gewährleisten.
Eine korrekte Planung bedingt, dass ein Projekt budget- und termingerecht abgeschlossen wird. Um die Projektkosten jederzeit unter Kontrolle zu halten, ist der Einsatz von Ausgaben- und Zeitverfolgungstools erforderlich. Ein solches Tool für die Zeit- & Kostenüberwachung ist die Meilenstein-Trendanalyse. Im Projekt werden Meilensteine definiert, bei deren Erreichen der Projektfortschritt und die Ausgaben geprüft werden. Tools zur Zeitverfolgung ermöglichen die exakte Erfassung der für jede Aufgabe benötigte Zeit und geben Auskunft darüber, ob definierte Deadlines einzuhalten sind.
Besonders bei jungen Mitarbeitenden hat die Selbstverwirklichung im Job einen hohen Stellenwert. Die Entwicklung von Qualifizierungsprogrammen zeigt das Interesse des Unternehmens, die Mitarbeitenden langfristig zu binden. Grundsätzlich sollten alle Teammitglieder dazu motiviert werden, ihre eigenen fachlichen Fähigkeiten durch kontinuierliche Weiterbildung zu verbessern. Zu den nachhaltigen Projektmanagement-Tipps zählt es, Bildungsmaßnahmen aus Unternehmersicht nicht als finanzielle Belastung zu betrachten. Vielmehr sind sie eine Investition in die Zukunft und helfen dabei, junge Talente längerfristig zu binden und die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.
Den meisten Unternehmen ist bewusst, dass Teamarbeit die Innovation fördert. Nur wie lässt sich die Zusammenarbeit fördern? Eine durch Zusammenarbeit geprägte Kultur basiert auf Transparenz und Kommunikation. Führungskräfte geben Informationen an ihr Team weiter, ganz gleich, ob die Nachrichten gut oder schlecht sind. Erfolge dürfen gefeiert werden, aber auch Misserfolge bedürfen der Auswertung. Sie fördern den Lernprozess und den Zusammenhalt. Persönliche Meetings mit der Möglichkeit zur freien Diskussion stärken das Vertrauen untereinander. Eine etablierte Kultur der Konfliktbewältigung stützt das Teamwork.
Die allgemein als Stakeholder bezeichneten Interessensgruppen müssen über den Projektfortschritt informiert werden. Dabei sind die unterschiedlichen Interessen zu berücksichtigen. Denn die zu den Stakeholder•innen gehörenden Aktionäre eines Unternehmens können durchaus ganz andere Erwartungen an die Ergebnisse der Projektarbeit haben als Kund•innen oder Lieferant•innen. Während Erstgenannte über Produktivität, Effizienz, Budgettreue und Gewinnaussichten zu informieren sind, wird der Kunde oder die Kundin Auskünfte über die Einhaltung der gesetzten Termine unter Berücksichtigung der Qualitätsstandards des Produktes erwarten.
Der Guide zum Project Management Body of Knowledge (PMBOK) unterteilt Projekte in die Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und den Abschluss. Vor einem neuen Projekt sind diese Phasen auf der Grundlage der vorliegenden Erfahrungen zu bewerten. Nehmen Sie bei Bedarf Verbesserungen vor. Das beginnt mit der Analyse aller Ideen des Brainstormings bei der Projektinitiierung, setzt sich über eine Flexibilisierung der Planung und die Prüfung agiler Methoden der Projektumsetzung fort und mündet in einem Abschlussbericht, der für alle Stakeholder•innen leicht zugänglich sein sollte.