Die Aufgaben, die ein Workflow Management System meistert
Eine Workflow Software gilt als universelle Lösung zur Abbildung jedes definierten Arbeitsschrittes bis hin zur Erzielung der Resultate. Im Wesentlichen muss so eine Software folgende Aufgaben erfüllen:
● Grafische Modellierung von Prozessen zur Bestimmung der Arbeitsschritte
● Automatisierung von Geschäftsabläufen aus der Modellierung
● Reduzierung manueller Arbeitsschritte durch Softwaretools
● Umfassende Zusammenarbeit mit allen Beteiligten innerhalb des Workflows
● Benachrichtigung bei Zuweisung von neuen Aufgaben oder Anpassung des Workflows
● Dokumentation aller Arbeitsschritte durch ein integriertes Dokumentenmanagementsystem mit Import- und Exportschnittstellen
● Durchgängiges Prozessmonitoring
● Integration in oder von Softwarelösungen anderer Anbieter (CRM, ERP-Systeme)
● Konfigurierbares Rechtesystem
Die kurze Auflistung der Aufgabenstellungen, die ein Workflow Management System zu erfüllen hat, zeigt, dass es sich bei dieser Software nicht um ein einfaches Tool, sondern um eine komplexe Lösung handeln muss. Die Auswahl für den eigenen Anwendungsfall ist dennoch nicht zu schwierig, wenn man sich an diese 10 einfachen Regeln hält.
1. Auswahl einer browserbasierten Software
Ein Webbrowser gehört zur Standardausrüstung jedes Computers und jedes Mobilgeräts. Das Workflow Management System sollte deshalb als Software auf allen gängigen Browserversionen laufen. Das reduziert nicht nur erheblich den administrativen Aufwand, sondern macht es absolut irrelevant, welches Betriebssystem auf den Endgeräten verwendet wird.
Bei einem browserbasierten System wird keine clientseitige Installation der Softwaretools benötigt. Jedes Teammitglied kann am Workflow teilhaben, ganz unabhängig davon, ob sich der Arbeitsplatz im Unternehmen befindet oder in einem Vertriebsbüro im Ausland.
2. Handling und Bedienbarkeit der Workflow Software beachten
So vielschichtig die Aufgaben im Workflow Management auch sein mögen, die Tools der Software müssen intuitiv und ohne Programmierkenntnisse bedienbar sein. Dabei ist es wichtig, dass auch komplexe Geschäftsabläufe einfach digital abgebildet werden können.
Länger zurückliegende Aufgaben und Tätigkeiten müssen sich im System genau zurückverfolgen lassen. Bei der einfachen und übersichtlichen Abbildung des Workflows kommt der grafischen Aufbereitung eine besondere Bedeutung zu.
Damit wird bereits der nächste Schritt zur Auswahl der geeigneten Workflow Software vorgegeben.
3. Die grafische Aufbereitung durch Workflow Diagramme ist ein Muss
Zur visuellen Veranschaulichung von Prozessen lässt sich ein Workflow Diagramm erstellen. Definierte Workflow Diagrammsymbole erleichtern die Aussagefähigkeit der grafischen Darstellung. Besonders geeignet zur Abbildung eines Projektzeitplans sind Gantt Diagramme.
Mit solchen Balkendiagrammen werden die Start- und Enddaten mehrerer Elemente eines Projekts anzeigt. Dabei werden die Aufgaben, Ressourcen, Abhängigkeiten und Zwischenergebnisse berücksichtigt. Gantt Diagramme helfen bei der Planung von Ressourcen und der Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben.
Bitrix24 stellt Gantt Diagramme für die Planung von Projekten aller Größenordnungen zur Verfügung. Gant Charts können schnell, einfach und kostenlos online mit dem Workflow Diagramm Programm von Bitrix24 erstellt werden. Die online zur Verfügung stehenden Gantt Chart-Vorlagen lassen sich zoomen und verfügen über eine leicht anpassbare Zeitskala.
4. Ein einfach zu bedienender Workflowdesigner gehört zu jedem Workflow Management System
Die einfache und intuitive Bedienung eines Workflowdesigners gelingt am besten mit vordefinierten Elementen, die per Drag & Drop zusammengestellt und nachträglich auch verändert werden können. Damit lassen sich unternehmensinterne Prozesse realitätsgetreu abbilden.
Ohne jegliche Programmierkenntnisse sollte jedes Teammitglied in der Lage sein, komplexe Arbeitsabläufe abzubilden und sich damit aktiv an der Prozessgestaltung beteiligen zu können.
Die Qualitätssicherung wird durch eine revisionssichere Archivierung aller Dokumente gewährleistet, was wiederum eine lückenlose Rückverfolgung aller Vorgänge erlaubt. Nicht zuletzt spart ein guter Workflowdesigner erhebliche Kapazitäten der IT-Abteilung durch entfallenden Support. Zu einem guten Workflowdesigner gehört ein ebenso guter Formulardesigner.
5. Ein Formulardesigner nach dem WYSIWYG-Prinzip ist unerlässlich
Die Workflow Software muss einen WYSIWYG Formulardesigner enthalten, mit dessen Hilfe Formulare individuell – auch im Corporate Design des Unternehmens – gestaltet werden können.
Ein Formular sollte sich genauso einfach und schnell gestalten lassen, wie es in einem Word-Dokument der Fall ist. Die für das Formular benötigten Elemente, wie Textfelder, Listen- oder Kontrollfelder aber auch Anhänge können per Drag & Drop zugewiesen werden.
Damit wird eine Grundlage geschaffen, um alle für den jeweiligen Workflow relevanten Daten zu erfassen, wie sie zum Beispiel für das Einholen von Genehmigungen, die Verwaltung von Anforderungen oder Änderungen usw., erforderlich sind.
6. Workflows müssen sich während laufenden Prozessen ändern lassen
Für das Workflow Management im Unternehmen ist es von erheblicher Bedeutung, dass Änderungen in Abläufen und Prozessen hinzugefügt oder nachträglich korrigiert werden können. Die Software muss deshalb die Möglichkeit bieten, auch während einem laufenden Workflow solche Eingriffe jederzeit durchzuführen.
Außerdem muss ein effizientes System gewährleisten, dass Prozesse nicht nur parallel und zeitlich abhängig sind, sondern auch zeitlich unabhängig voneinander ablaufen können.
Zur gezielten Steuerung jedes Schrittes innerhalb einer Prozesskette muss die Vorgabe von Reaktionszeiten möglich sein.
7. Ein Konfliktmanagement dient zur Deeskalation bei Problemen
Innerhalb des Workflows werden Deadlines vorgegeben, also ein konkreter Zeitpunkt festgelegt, zu dem ein bestimmter Prozess abzuschließen ist.
Was passiert aber, wenn diese Deadlines subjektiv nicht eingehalten werden oder objektiv nicht eingehalten werden können? In diesem Fall muss das Workflow Management frei konfigurierbare Eskalationsszenarien bereitstellen.
Bei auftretenden Schwierigkeiten müssen, die für den Prozess oder Vorgang Verantwortlichen rechtzeitig und in geeigneter Form informiert werden. Dazu kann beispielsweise aus dem System heraus eine Mail verschickt werden oder ein Ampelsystem auf einen kritischen Zustand hinweisen.
8. Revisionssicherheit hilft bei der Erschließung von Optimierungsmöglichkeiten
Das Workflow Management System muss Möglichkeiten zur lückenlosen Dokumentation beinhalten.
Dies schafft Revisionssicherheit und hilft dabei Optimierungspotenzial aufzudecken. Zahlreiche Funktionen zum Dokumentenmanagement, die Bitrix24 beispielsweise bietet, ermöglichen Teams die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten, Onlinespeicherung (Bitrix24.drive) und eine flexible Einstellung von Zugriffsrechten.
9. Monitoring sichert eine umfangreiche Analyse
Zu jedem guten Workflow Management System gehört ein Monitoring-Tool. Mit diesem lassen sich Vergleiche und Analysen der einzelnen Prozesse bzw. Vorgänge innerhalb von Workflows erstellen.
Das Optimierungspotenzial kann also erfasst werden. Schließlich dient das Monitoring als Basis für die Auswertung des ursprünglichen Prozessmodells und verhilft dem Team nach einer gegebenenfalls notwendigen Anpassung zu einem neuen und verbesserten Arbeitsablauf.
10. Standardisierte Schnittstellen dienen dem Datenaustausch
Eine Workflow Management Software muss sich dem Unternehmen möglichst flexibel anpassen. Das Gegenteil, also eine Anpassung der Unternehmensabläufe an die Software, stellt ein Ausschlusskriterium dar.
Definierte Schnittstellen erlauben die Integration in eine bereits bestehende IT-Infrastruktur. Der einfache Datenexport für eine Weiterverarbeitung zur Statistik oder Unterstützung bei der Erstellung von Berichten wird bei der Einführung einer neuen Workflow Management Software vorausgesetzt.
Dabei bietet sich nach heutigem Standard der Export in eine CSV- oder XML-Datei an.